GE045 - Reembolsos kilométricos

📌 Este artículo está dirigido a usuarios con perfil de Administrador.

El apartado Gastos y viajes permite registrar los desplazamientos realizados por los trabajadores y gestionar el reembolso de kilometraje asociado a dichos trayectos, adjuntando justificantes y vinculándolos, si es necesario, a un viaje concreto.

• Crear un reembolso de kilometraje
• Consulta y gestión de reembolsos de kilometraje
• Asociar o desasociar reembolsos de kilometraje a un viaje
• Modificar, duplicar o eliminar un reembolso de kilometraje

Crear un reembolso de kilometraje

Para introducir un reembolso de kilometraje, accede al apartado Gastos y viajes desde el menú lateral izquierdo.

En la parte superior derecha, haz clic en + Nuevo y selecciona Nuevo reembolso kilométrico.

En el panel lateral que se abre, completa la siguiente información:

• Trabajador: selecciona al trabajador entre los ya creados en el programa.

• Vehículo: elige uno de los vehículos asociados previamente al trabajador o crea uno nuevo.

• Fecha del desplazamiento.

• Posición de salida y posición de llegada.

• Indica si el trayecto es de ida y vuelta, marcando la casilla correspondiente.

Al introducir la posición de salida y llegada, el sistema propone automáticamente ubicaciones gracias a la integración con Google Maps.

ℹ️ La distancia (km) y el coste se calculan de forma automática, aunque pueden modificarse manualmente si es necesario.

En la parte inferior puedes adjuntar uno o varios archivos justificativos arrastrándolos al área correspondiente o seleccionándolos desde tu equipo.

⚠️ El peso máximo por archivo adjunto es de 10 MB. En caso de conexiones lentas, se recomienda dividir los documentos en varios archivos.

ℹ️ Los archivos adjuntos se renombran automáticamente con el formato Gasto - Apellido Nombre - Fecha.
Si necesitas conservar el nombre original, adjunta los archivos en un ZIP.

En el campo Descripción, introduce cualquier información adicional relacionada con el reembolso.

A continuación, selecciona el viaje asociado desde el menú desplegable o crea uno nuevo si es necesario.

Una vez completados los datos, haz clic en Guardar.

⚠️ La fecha del reembolso de kilometraje no puede ser posterior a la fecha del viaje asociado.

Consulta y gestión de reembolsos de kilometraje

En el apartado Gastos y viajes encontrarás un listado con todos los reembolsos de kilometraje creados, donde se muestra:

• La descripción del gasto.

• La fecha del desplazamiento.

• El viaje asociado, si lo hubiera.

• El trabajador al que corresponde.

• El estado del reembolso: Por aprobar, Aprobado o Rechazado.

• El importe reembolsable.

Desde esta vista puedes filtrar los reembolsos por estado o realizar búsquedas por descripción, nombre del viaje, trabajador o importe.

Asociar o desasociar reembolsos de kilometraje a un viaje

Desde la pantalla de resumen, puedes seleccionar uno o varios reembolsos de kilometraje para vincularlos directamente a un viaje.

Para ello, selecciona los reembolsos correspondientes y haz clic en Asociar viaje.

En la ventana que se abre, selecciona el viaje previamente creado y pulsa Asociar para confirmar.

Para desvincular los reembolsos seleccionados de un viaje, selecciónalos y haz clic en Eliminar del viaje.

Modificar, duplicar o eliminar un reembolso de kilometraje

Al hacer clic en el icono de los tres puntos correspondiente a un reembolso de kilometraje, puedes realizar las siguientes acciones:

• Descargar los archivos adjuntos.

• Duplicar el reembolso.

• Modificar los datos introducidos.

• Eliminar el reembolso de kilometraje.

ℹ️ También puedes acceder a estas opciones desde Ver, utilizando los botones Modificar, Duplicar o Eliminar, según la acción que necesites realizar.