📌 Este artículo está dirigido a usuarios con perfil de Administrador.El apartado Vehículos permite registrar los vehículos asociados a cada trabajador para su uso en los reembolsos de kilometraje.
De este modo, al crear un reembolso, el sistema puede calcular automáticamente el importe correspondiente en función del coste por kilómetro configurado.
ℹ️ En los reembolsos de kilometraje solo pueden seleccionarse vehículos que estén activos.
Crear un vehículo
Para crear un vehículo, accede al apartado Gastos y Viajes del menú lateral izquierdo.
En la parte superior derecha, haz clic en el icono del vehículo y, a continuación, selecciona + Nuevo vehículo.
En el panel lateral que se abre, completa los siguientes datos:
El trabajador al que estará asociado el vehículo, seleccionándolo entre los trabajadores creados en el programa.
La marca del vehículo.
El modelo del vehículo.
La matrícula.
El coste por kilómetro, que se utilizará para el cálculo automático del reembolso.
En la parte inferior puedes adjuntar uno o varios archivos relacionados con el vehículo, arrastrándolos al cuadro o seleccionándolos desde tu equipo.
Una vez introducida la información, pulsa Guardar.
Al finalizar, el vehículo quedará registrado en el listado general, donde podrás ver el coste por kilómetro y el trabajador al que está asociado.
ℹ️ También es posible crear un vehículo directamente durante el registro de un reembolso de kilometraje, seleccionando la opción Nuevo vehículo desde el desplegable correspondiente.
Editar un vehículo ya creado
Para modificar un vehículo existente, accede al apartado Gastos y Viajes y dirígete a la sección Vehículos.
Haz clic sobre el nombre del vehículo o selecciona la opción Ver en la columna de acciones.
En la ficha del vehículo, pulsa Modificar, realiza los cambios necesarios y guarda la información.
Eliminar un vehículo ya creado
Para eliminar un vehículo, accede a Gastos y Viajes → Vehículos.
Selecciona el vehículo haciendo clic en su nombre o en la opción Ver y, en la ficha correspondiente, pulsa Eliminar.
⚠️ Si el vehículo ya ha sido utilizado en algún reembolso de kilometraje, no será posible eliminarlo. En ese caso, la opción aparecerá deshabilitada.
Activar o desactivar un vehículo
Cuando un vehículo ya no deba utilizarse, puedes desactivarlo para que no aparezca disponible en nuevos reembolsos.
Para ello, accede a Gastos y Viajes → Vehículos, localiza el vehículo y haz clic en el icono de los tres puntos de su línea. A continuación, selecciona Desactivar.
Desde el listado principal puedes filtrar los vehículos por Todos, Activos o Desactivados.
Si necesitas volver a utilizar un vehículo desactivado, accede al filtro Desactivados, pulsa el icono de los tres puntos y selecciona Activar.
¿Por qué no puedo eliminar un vehículo?
Cuando un vehículo ha sido utilizado en uno o varios reembolsos de kilometraje, el sistema impide su eliminación para mantener la coherencia de los datos históricos.
En estos casos, la acción Eliminar aparece deshabilitada. Al situar el cursor sobre ella, se muestra el motivo por el que no es posible realizar la eliminación.
💡 Como alternativa, puedes desactivar el vehículo para evitar que vuelva a utilizarse en futuros reembolsos.
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