GE048 - Aprobar o rechazar gastos

📌 Este artículo está dirigido a usuarios con perfil de Administrador.

Desde el apartado Gastos y viajes puedes consultar y administrar el estado de los gastos registrados por los trabajadores. El sistema clasifica automáticamente cada gasto según quién lo haya creado y los permisos asignados, permitiendo su revisión, aprobación o rechazo de forma individual o masiva.

• Estados de los gastos

• Cambiar el estado de un gasto

• Aprobar o rechazar varios gastos a la vez

Estados de los gastos

Los gastos registrados en el sistema pueden encontrarse en distintos estados en función de quién los haya creado y de los permisos asignados al trabajador.

Cuando un usuario administrador crea un gasto para un trabajador, este se registra automáticamente con el estado Aprobado.

Cuando el trabajador crea un gasto (ya sea una Nota de gastos o un Reembolso de kilometraje), el estado inicial dependerá de sus permisos:

• Por aprobar, si requiere validación por parte de un administrador.

• Aprobado, si el trabajador tiene permiso para autoaprobar sus gastos.

En el listado de gastos puedes visualizar todos los registros o filtrar por estado:

• Aprobados, identificados con el icono de doble verificación en verde.

• Por aprobar, indicados con el icono de reloj en color naranja.

• Rechazados, marcados con el icono de aspa en color rojo.

Cambiar el estado de un gasto

Para modificar el estado de un gasto ya creado, localiza el registro correspondiente en el listado y haz clic directamente sobre el estado del gasto.

Desde ahí podrás cambiarlo a Aprobado, Rechazado o devolverlo a Por aprobar, según corresponda.

Si decides rechazar un gasto, el sistema te ofrece la posibilidad de añadir un comentario explicativo.

ℹ️ Puedes justificar el rechazo escribiendo un comentario o continuar sin añadirlo seleccionando la opción correspondiente.

Aprobar o rechazar varios gastos a la vez

También es posible gestionar varios gastos de forma simultánea.

Para ello, selecciona los gastos que se encuentren en estado Por aprobar utilizando las casillas del listado.

En la barra de acciones que aparece en la parte superior, elige Aprobar todo o Rechazar todo, según la acción que desees realizar.

💡 Esta opción facilita la validación de gastos cuando se gestionan varios registros a la vez, evitando hacerlo de forma individual.