GE044 - Crear una nota de gastos

📌 Este artículo está dirigido a usuarios con perfil de Administrador.

TeamSystem Gestión de empleados permite registrar y gestionar los gastos realizados por los trabajadores en el desarrollo de su actividad profesional. Desde aquí es posible introducir nuevas notas de gastos, adjuntar los justificantes correspondientes y vincular cada gasto a un viaje concreto para su posterior revisión y aprobación.

• Crear una nota de gastos
• Consulta y gestión de notas de gastos
• Asociar o desasociar notas de gastos a un viaje
• Modificar, duplicar o eliminar una nota de gastos

Crear una nota de gastos

Para introducir una nota de gastos, accede al apartado Gastos y viajes desde el menú lateral izquierdo.

Dentro de este apartado, haz clic en el botón + Nuevo situado en la parte superior derecha y selecciona Nueva nota de gastos.

En el panel lateral que se abre, completa la información solicitada:

• Trabajador: selecciona el trabajador al que corresponde el gasto entre los ya creados.

• Fecha del gasto.

• Categoría: elige una de las opciones disponibles en el desplegable (no es posible crear nuevas categorías).

• Descripción del gasto.

• Gasto realizado: importe total del gasto.

• Gasto reembolsable: importe que será reembolsado al trabajador (puede no coincidir con el total).

También tienes la opción de indicar si es un Coste pagado con tarjeta de empresa o si corresponde a un Gasto anticipado por la empresa. 

En la parte inferior, puedes adjuntar uno o varios archivos justificativos arrastrándolos al área correspondiente o seleccionándolos desde tu equipo.

⚠️ El peso máximo por archivo adjunto es de 10 MB. En caso de conexiones lentas, se recomienda dividir los documentos en varios archivos.

ℹ️ Los archivos adjuntos se renombran automáticamente con el formato Gasto - Apellido Nombre - Fecha.
Si necesitas conservar el nombre original de los archivos, adjúntalos en un archivo ZIP.

A continuación, selecciona el viaje asociado desde el menú desplegable o crea uno nuevo si es necesario.

Una vez completados los datos, haz clic en Guardar o en Guardar y crear nuevo.

⚠️ La fecha del gasto no puede ser posterior a la fecha del viaje asociado.

Consulta y gestión de notas de gastos

En el apartado Gastos y viajes encontrarás un listado con todas las notas de gastos creadas, donde se muestra la siguiente información:

• Descripción del gasto.

• Viaje asociado.

• Fecha del gasto.

• Trabajador al que corresponde.

• Estado del gasto: Por aprobar, Aprobado o Rechazado.

• Coste soportado.

• Coste reembolsable.

ℹ️ Desde esta vista puedes filtrar los gastos por estado de aprobación o realizar búsquedas por descripción, nombre del viaje, trabajador o importe.

Asociar o desasociar notas de gastos a un viaje

Desde la pantalla de resumen, puedes seleccionar una o varias notas de gastos para vincularlas o desvincularlas de un viaje de forma masiva.

Para asociar varios gastos a un viaje, selecciona las notas correspondientes y haz clic en Asociar viaje.

En la ventana que se abre, elige el viaje previamente creado y pulsa Asociar para confirmar.

Para eliminar la asociación con un viaje, selecciona las notas de gastos y haz clic en Eliminar del viaje.

Modificar, duplicar o eliminar una nota de gastos

Al hacer clic en el icono de los tres puntos correspondiente a una nota de gastos, puedes realizar las siguientes acciones:

• Descargar los archivos adjuntos.

• Duplicar la nota de gastos.

• Modificar la información introducida.

• Eliminar la nota de gastos.

También puedes acceder a estas opciones desde Ver, utilizando los botones Modificar, Duplicar o Eliminar, según la acción que necesites realizar.