Según el tipo de horas configurado en la solapa Contratos y Horarios del trabajador, las opciones para la introducción automática dentro de la hoja de presencia varían.
El tipo de horario se introduce en el momento en el que se crea un nuevo trabajador, aunque se puede editar o añadir más contratos en cualquier momento.
Puedes elegir entre cuatro tipos de horarios:
El tipo de horario elegido no se corresponde con el contrato estipulado entre el trabajador y la empresa, pero es necesario configurarlo para gestionar la presencia en el apartado correspondiente.
Fijo
Si durante la creación de la ficha del trabajador se configura el contrato como Fijo se mostrará un apartado para establecer un horario semanal. Para su cumplimentación existen dos opciones:
- Introducir un horario semanal predefinido a través de una plantilla preestablecida. Para ello, selecciona en el desplegable la plantilla que desees utilizar.
- Añadir un horario manualmente. En este caso, selecciona en el desplegable la opción Personalizado y, a continuación, introduce la información correspondiente a cada día de la semana. Si deseas introducir una pausa o añadir un nuevo tramo horario haz clic en el icono de puntos. Se debe tener en cuenta que no es posible seleccionar varios días al mismo tiempo.
La hoja de presencia se rellenará de forma automática según los días laborables y el total de horas previstas en la jornada laboral.
El trabajador (o el usuario del perfil de empresa) no tendrá por tanto que introducir su presencia, sino únicamente las solicitudes de ausencia o horas extras.
Las solicitudes de ausencia (p.ej., vacaciones ) o de cambio de naturaleza de las horas trabajadas (p.ej., teletrabajo), deben incluirse dentro del horario laboral del trabajador.
Las solicitudes de presencia adicional (p.ej., horas extraordinarias), deben estar fuera del horario laboral del trabajador.
Si necesitas información sobre cómo introducir solicitudes en la hoja de presencia, haz clic aquí.
Fijo con horario variable
Esta opción permite asignar diferentes horarios semanales a un mismo trabajador.
Una vez guardado el tipo de contrato con esta modalidad, será necesario configurar el horario asociado. Para ello, pulsa en los tres puntos que aparecen junto al tipo de contrato que desees configurar y haz clic en la opción Introduce la hora.
En la siguiente ventana, establece un horario semanal para el primer periodo y pulsa en el icono Guardar para confirmar. Si lo deseas, puedes añadir hasta 10 periodos diferentes. Una vez tengas establecido cada periodo del horario para este trabajador, pulsa el botón Guardar que está situado en el margen inferior.
El sistema avisará con dos meses de antelación cuando un trabajador está a punto de quedarse sin un horario asignado.
A turnos
Si has configurado el horario de turnos, debes establecer a los trabajadores que tengan este tipo de contrato su horario para el fichaje.
Para ello selecciona en el menú Gestión Turnos la fecha que necesitas configurar del trabajador hoja de presencia y una vez en ella, haz clic en el elemento Añadir turno.
Se abrirá una pantalla a la derecha donde puedes elegir si deseas establecer turnos utilizando un programa semanal preestablecido o un programa diario preestablecido .
Para seleccionar un tiempo predefinido, haz clic en el icono de la flecha: se abrirá un menú donde puedes seleccionar los tiempos predefinidos que has establecido.
Para modificar manualmente algunos de estos horarios y guardarlo para futuras asignaciones, tienes un enlace abajo en la ventana.
Si no necesitas usar un horario preestablecido, podrás indicar la hora de inicio y la de fin en esa asignación.
Una vez establecido el horario podrás guardarlo como borrador o publicarlo. Hasta que no publiques el turno, el trabajador no será notificado.
Puedes publicar los turnos de trabajo de forma individual, pulsando la opción tramo a tramo.
También puedes hacerlo de forma conjunta para todo un grupo desde la opción Publicar, ubicada arriba a la derecha.
Todas estas operaciones las puedes realizar para una semana completa, cambiando en la solapa, la opción a Horario Semanal. No es posible seleccionar varios días al mismo tiempo.
Cuando un horario esté solapado con otro, o no esté publicado, se mostrará con el marco discontinuo.
Para modificar un turno ya existente, haz clic en cualquier día de la semana en cuestión en la Hoja de presencia o en el apartado Gestión de turnos, y pulsa sobre el icono de edición.
En la Hoja de presencia
En Gestión de turnos
Esto abre la pantalla desde la que puedes realizar cambios:
-
Al horario de referencia (semanal o diaria)
-
A las horas individuales, seleccionando el día de la semana que deseas cambiar.
Pulsa Confirmación para guardar los cambios. En cambio, si deseas cancelar la semana por completo, haz clic en Eliminar turno.
A llamada
Si has configurado un contrato con horario a llamada, debes hacer clic en el día de interés en la hoja de presencia para abrir su menú y seleccionar Establecer la asistencia diaria.
Introduce el tiempo de asistencia ordinaria prevista y haz clic en Confirmar.
Accede de nuevo al menú de jornada laboral en caso de que quieras añadir , modificar o eliminar un turno ordinario de asistencia.
Selecciona Establecer la asistencia diaria para añadir una nueva presencia ordinaria.
Selecciona el icono de lápiz, para cambiar el tiempo de presencia o pulsa sobre la papelera, para eliminar la presencia.
También puedes configurar la presencia diaria de un empleado con contrato a llamada desde el apartado Fichajes .
Haz clic en el nombre del trabajador para abrir el detalle semanal, luego selecciona el día de interés para abrir el menú lateral a la derecha y haz clic en el botón Establecer la presencia diaria.
Sin hoja de presencia
Si al crear el contrato has configurado el horario Sin hoja de presencia, no es posible añadir ninguna presencia diaria o solicitud en la hoja de presencia.
Si seleccionas este tipo de contrato, no podrás activar el fichaje .
Cambiar el tipo de contrato
No puedes cambiar el tipo de horario desde la solapa Contratos y horarios de la ficha del trabajador. Para cambiar el tipo de contrato, es necesario cerrar el contrato actual y abrir un nuevo contrato.
Incluso en caso de cambios de horario, es necesario cerrar un contrato y crear uno nuevo.
Te recordamos que antes de cerrar un contrato es necesario eliminar las solicitudes y fichajes realizados por el trabajador y que no estén dentro del tiempo previsto por la nueva fecha de vencimiento del contrato.
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