GE043 - Gastos y viajes

📌 Este artículo está dirigido a usuarios con perfil de Administrador.

Desde el apartado Gastos y viajes puedes revisar, filtrar y exportar los gastos registrados por los trabajadores, así como controlar aquellos que estén pendientes de aprobación.

• Consultar los gastos

• Exportar informe de gastos (XLSX o PDF)

Consultar los gastos

Para consultar los gastos de los trabajadores, accede al apartado Gastos y viajes desde el menú lateral izquierdo.

En la parte superior de la pantalla encontrarás una barra con los meses del año, desde la que podrás seleccionar el período que deseas revisar. Puedes hacerlo de varias formas: haciendo clic sobre un mes concreto, seleccionando varios meses arrastrando la selección o utilizando el botón Seleccionar todo el año para consultar el ejercicio completo.

ℹ️ Cuando existan gastos pendientes de aprobación dentro de un mes, se mostrará un punto naranja junto al nombre de dicho mes, lo que te permitirá identificarlos rápidamente.

Desde esta misma pantalla también puedes filtrar los gastos para visualizar los de todos los trabajadores o los de un trabajador concreto, utilizando el buscador disponible.

Exportar informe de gastos (XLSX o PDF)

Para exportar un informe con los gastos, haz clic en el botón Exportar.

En la ventana que se abre, indica la siguiente información:

• La fecha de inicio y la fecha de finalización del período a exportar.

• El formato del archivo, pudiendo elegir entre Excel, PDF con documentos adjuntos o Excel y PDF con documentos adjuntos.

• Los trabajadores incluidos en el informe. Puedes exportar los datos por trabajador, por grupo o seleccionar Todos los trabajadores.

Una vez completados los campos, pulsa Exportar para confirmar.

El fichero generado se prepara en segundo plano. Para descargarlo, accede al apartado Exportar del menú lateral izquierdo y entra en la solapa Gastos y viajes.

Desde esta pantalla, haz clic en Descargar sobre el archivo correspondiente.

ℹ️ Si seleccionas la opción Exportar a Excel, se descargará un archivo XLSX que contiene un resumen de los gastos de cada trabajador, mostrando la información en hojas independientes.

ℹ️ Si optas por Exportar a PDF con documentos adjuntos, se descargará un archivo ZIP que incluye:

• Un archivo PDF por cada trabajador con el resumen de sus gastos aprobados, mostrando un mes por página.

• Los documentos adjuntos subidos en el apartado Gastos y viajes, organizados en carpetas.

💡 Esta opción resulta especialmente útil cuando necesitas conservar tanto el resumen de los gastos como los justificantes asociados.