GE029 - Documentos

Para consultar o introducir documentos, acceda al apartado Trabajadores del menú lateral y haz clic en el nombre del trabajador.

En la Solapa Documentos puedes ver los archivos que has subido y con la barra de búsqueda puedes filtrar los documentos según el título o la categoría a la que pertenecen.

Cuando un trabajador aún no ha leído el documento, aparece un icono de ojo tachado. Por el contrario, cuando ve dicho documento, aparece un icono de doble verificación.

Si el archivo seleccionado no se ha compartido con el trabajador, no se muestra ningún icono y además en la columna de visibilidad aparece con el estado de Oculto.

Al hacer clic en el Título del documento, accede al menú de resumen, desde el que puedes:

• Ver la fecha y hora en que el trabajador vio el documento.

• Tener una vista previa del archivo adjunto haciendo clic en su nombre.

• Descargar el archivo adjunto haciendo clic en el icono de descarga.

Agregar un documento

Para añadir archivos adjuntos relacionados con el trabajador, haz clic en + Nuevo.

Se abre en la parte derecha de la pantalla, una ventana de entrada de documentos, en la que se debes cumplimentar los siguientes campos:

• Título del documento.

• Fecha del documento: en formato DD/MM/AAAA o selecciónalo con el icono de calendario.

• Categoría: documentos de identificación, contratos, certificados médicos, etc. En caso de que el documento que estás cargando no coincida con ninguna de estas categorías, puedes escribir uno de su elección para crear su categoría.

• Archivos adjuntos: puedes adjuntar el archivo arrastrándolo al cuadro o eligiéndolo desde su equipo

También puedes añadir un año de referencia del documento que estás subiendo y establecer una fecha de vencimiento para ser notificado 7 días antes y el mismo día que la fecha establecida en el campo correspondiente.

El peso máximo por documento es de 10 MB. En caso de una conexión lenta, recomendamos dividir el archivo en varias partes.

El nombre del archivo adjunto se cambia a " Título del documento - Apellido Nombre ". Si necesitas que el fichero mantenga el nombre, debes subir un archivo ZIP; de esta manera solo se cambiará el nombre de la carpeta comprimida.

Para que el documento que estás subiendo sea visible para el trabajador, tienes que marcar el botón Compartido con el trabajador.

También puedes agregar Notas para detallar la información contenida. Después de rellenarlas, pulsa Guardar.

Cada vez que se comparte un documento con el trabajador, éste recibirá una notificación por correo electrónico de que se ha subido un archivo.