📌 Este artículo está dirigido a usuarios con perfil de Administrador.El apartado Documentos permite centralizar toda la documentación relacionada con los trabajadores en un único espacio. Desde aquí, los usuarios autorizados pueden consultar, subir y gestionar los documentos compartidos con los empleados, así como aquellos que los propios trabajadores han subido o han aportado en respuesta a una solicitud.
ℹ️ Este apartado es visible únicamente para el propietario de la cuenta y para los usuarios con permisos sobre trabajadores. Los trabajadores, por su parte, solo pueden acceder a sus propios documentos.
Qué puedes ver en el apartado Documentos
Accede al apartado Documentos del menú lateral y encontrarás un listado con todos los archivos disponibles, ordenados por defecto desde el más reciente al más antiguo.
Desde esta vista puedes localizar rápidamente la documentación utilizando el buscador o aplicando filtros según el tipo de documento, el trabajador o su estado.
Cada documento muestra información básica como el título, la categoría a la que pertenece, el trabajador al que está asociado, la fecha de subida y su estado de vencimiento, si lo tiene. Al hacer clic sobre el título, se abre un panel lateral con el detalle completo del documento.
ℹ️ Desde el detalle del documento también es posible comprobar si ha sido compartido con el trabajador y si este lo ha visualizado.
Consulta y descarga de documentos
Los usuarios con permisos de visualización pueden acceder al detalle de los documentos y descargar los archivos adjuntos cuando lo necesiten haciendo clic en la opción Descargar que aparece en la línea del documento.
ℹ️ Si un documento contiene varios archivos, la descarga se realiza en un único archivo comprimido.
Subida y gestión de documentos
Los usuarios con permisos de edición pueden subir nuevos documentos desde el botón + Cargar documento de la esquina superior.
Al hacerlo, se abre un panel donde se indica a qué trabajador pertenece el documento, su categoría y los archivos adjuntos correspondientes.
De forma predeterminada, el documento se comparte con el trabajador, lo que hace que esté disponible en su área privada. También es posible añadir notas visibles para el empleado y notas internas solo para uso administrativo.
⚠️ Los archivos subidos cambian automáticamente su nombre para facilitar su identificación dentro del sistema.
Una vez subido, el documento queda disponible tanto en este apartado como en la ficha del trabajador correspondiente.
ℹ️ Desde la ficha de un trabajador solo se muestran sus propios documentos. En este apartado general de Documentos, en cambio, puedes consultar la documentación de todos los empleados.
Control de vencimientos y notificaciones
Los documentos pueden tener asociada una fecha de vencimiento. Esta fecha se indica a la hora de Cargar el documento.
Cuando esta fecha se aproxima o se supera, el sistema lo indica visualmente en el listado y envía notificaciones automáticas a los usuarios correspondientes.
Además, se generan notificaciones cuando un documento se sube, se modifica o se elimina, así como cuando un trabajador visualiza un documento compartido.
Si el documento se comparte con el trabajador, también este recibirá una notificación.
💡 Esto facilita el seguimiento de la documentación sin necesidad de revisiones manuales constantes.
Documentos del trabajador
Una vez visto el funcionamiento general del apartado Documentos, también es posible consultar y gestionar la documentación desde la ficha individual de cada trabajador.
ℹ️ Este acceso permite revisar únicamente los documentos asociados a un empleado concreto, comprobar si han sido compartidos y si han sido visualizados, así como añadir nueva documentación directamente a su perfil.
Para consultar o introducir documentos, acceda al apartado Trabajadores del menú lateral y haz clic en el nombre del trabajador.
En la Solapa Documentos puedes ver los archivos que has subido y filtrar la lista usando la barra de búsqueda según el título o la categoría del documento.
Cuando un trabajador aún no ha leído el documento, aparece el icono del ojo tachado.
Cuando el trabajador lo ha visualizado, se muestra el icono de doble verificación.
ℹ️ Si el archivo no se ha compartido con el trabajador aparece el icono de un folio con un candado.
Al hacer clic en el título del documento, se abre el menú de resumen, desde el que puedes:
- Ver la fecha y hora en que el trabajador visualizó el documento.
- Abrir una vista previa del archivo adjunto haciendo clic en su nombre.
- Descargarlo mediante el icono de descarga.
Agregar un documento en la ficha del trabajador
Para añadir archivos adjuntos relacionados con el trabajador, haz clic en + Subir documento.
En la parte derecha se abre la ventana de entrada de documentos, donde debes completar:
Título del documento.
Fecha del documento: en formato DD/MM/AAAA o selecciónalo con el icono de calendario.
Categoría: documentos de identificación, contratos, certificados médicos, etc. En caso de que el documento que estás cargando no coincida con ninguna de estas categorías, puedes escribir uno de su elección para crear su categoría.
Archivos adjuntos: puedes adjuntar el archivo arrastrándolo al cuadro o eligiéndolo desde su equipo
También puedes añadir un año de referencia del documento que estás subiendo y establecer una fecha de vencimiento para ser notificado 7 días antes y el mismo día que la fecha establecida en el campo correspondiente.
⚠️ El peso máximo por documento es de 10 MB. En caso de una conexión lenta, recomendamos dividir el archivo en varias partes.
ℹ️ El nombre del archivo adjunto se cambia a " Título del documento - Apellido Nombre ". Si necesitas que el fichero mantenga el nombre, debes subir un archivo ZIP; de esta manera solo se cambiará el nombre de la carpeta comprimida.
Para que el documento que estás subiendo sea visible para el trabajador, tienes que marcar el botón Compartido con el trabajador.También puedes agregar Notas para detallar la información contenida. Después de rellenarlas, pulsa Guardar.
💡 Cada vez que se comparte un documento con el trabajador, éste recibirá una notificación por correo electrónico de que se ha subido un archivo.
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