GE028 - Gestionar comunicaciones en el Tablón de anuncios como administrador – Software Delsol

📌 Este artículo está dirigido a usuarios con perfil de Administrador.

A través del Tablón de anuncios puedes crear comunicaciones internas para tus trabajadores, adjuntar documentación y consultar el estado de lectura de cada publicación.

Desde este apartado también puedes enviar recordatorios de lectura, modificar comunicaciones ya publicadas y eliminarlas cuando sea necesario.

Creación de la comunicación

Para crear una nueva comunicación, accede al apartado Tablón de anuncios desde el menú lateral izquierdo.

En la pantalla que se muestra, pulsa el botón + Nueva comunicación, situado en la parte superior derecha.

A continuación, selecciona si la publicación será una comunicación De la empresa o una comunicación Por trabajador. Esta selección determina qué trabajadores podrán ver la comunicación y cómo se gestionará el estado de lectura. Para conocer la diferencia entre ambos tipos de comunicación, haz clic aquí.

Una vez seleccionado el tipo de comunicación, el proceso de creación continúa desde el mismo panel lateral para ambos casos.

En esta ventana debes cumplimentar los datos principales de la publicación:

Título. Nombre identificativo de la comunicación.
Descripción. Texto de la comunicación que visualizarán los trabajadores.
Fecha de referencia. Fecha asociada a la comunicación.
Confirmación de lectura. Permite definir cómo se marcará la comunicación como leída.
Adjuntos. Archivos que se incluirán junto a la comunicación.

· Si activas la opción Confirmación de lectura, el trabajador deberá pulsar el botón correspondiente para confirmar expresamente que ha leído la comunicación.

· Si no activas esta opción, la comunicación se marcará automáticamente como leída cuando el trabajador acceda a ella.

También puedes incluir archivos adjuntos en la comunicación, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

El tamaño máximo por documento es de 10 MB.
En caso de trabajar con archivos pesados o con una conexión lenta, es recomendable dividir la documentación en varios archivos antes de subirla.
El sistema renombra los adjuntos siguiendo el formato "Comunicación - Apellido Nombre - Fecha". Si necesitas conservar el nombre original de los archivos, puedes subirlos dentro de un archivo comprimido ZIP. En ese caso, solo se modificará el nombre de la carpeta comprimida, pero se mantendrá el nombre de los documentos incluidos.

Para publicar la comunicación, pulsa el botón Envía. El sistema mostrará la comunicación a los destinatarios correspondientes según el tipo seleccionado.

ℹ️ Los trabajadores activos y registrados recibirán la comunicación, y serán avisados según su configuración de Notificaciones.

Estado de lectura de la comunicación

Después de publicar una comunicación, puedes consultar la situación de lectura de cada destinatario.

Para ello, accede a la comunicación correspondiente pulsando sobre el enlace Ver.

Dentro del detalle de la comunicación, desplázate hasta el apartado Estado de lectura. En esta sección se muestra el número de destinatarios que han leído la comunicación y los trabajadores que aún tienen la lectura pendiente.

Los estados disponibles son:

Por leer. El trabajador tiene la comunicación pendiente de lectura.
Leído. El trabajador ha accedido a la comunicación o ha confirmado su lectura, según la configuración aplicada al crearla.
No notificado. Este estado puede aparecer en comunicaciones de empresa cuando un trabajador ha sido añadido, vinculado o reactivado después de la publicación. En ese caso, el trabajador puede ver la comunicación, pero no recibió la notificación inicial.

Este comportamiento permite diferenciar entre trabajadores que no han leído una comunicación recibida y trabajadores que pueden verla porque se incorporaron o activaron después de su publicación.

Enviar un recordatorio de lectura

Si al crear la comunicación activaste la opción Confirmación de lectura, puedes enviar un recordatorio a los trabajadores que todavía no la hayan confirmado.

Para ello, accede a la comunicación correspondiente pulsando sobre el enlace Ver.

Una vez situado, desplázate hasta el apartado Estado de lectura y haz clic en el botón verde Enviar recordatorio. Al pulsarlo, el sistema enviará un aviso a los destinatarios que aún no hayan leído o confirmado la comunicación.

Si no hay destinatarios pendientes, han transcurrido menos de dos horas desde el primer envío, o no corresponde enviar recordatorio, el botón puede mostrarse deshabilitado.

Modificar una comunicación

Todos los usuarios administradores que tengan permiso para crear comunicaciones también pueden modificarlas después de su publicación desde el listado del Tablón de anuncios.

⚠️ Dentro del detalle de la comunicación podrás ver los últimos cambios que se hayan realizado en la misma. El usuario que realice el cambio será visible en el detalle de la comunicación.

Para ello, pulsa el icono de tres puntos situado en la línea de la comunicación y selecciona Modificar comunicación.

Desde la modificación podrás actualizar el contenido de la comunicación, como el título, la descripción, la fecha de referencia o los adjuntos, según las opciones disponibles. Una vez realizadas las modificaciones oportunas, pulsa el botón Envía.

Si necesitas modificar los destinatarios de una comunicación por trabajador, haz clic aquí.

Eliminar una comunicación

Los usuarios administradores con permiso para crear comunicaciones también pueden eliminarlas.

Para eliminar una comunicación, pulsa en el icono de tres puntos situado en la línea correspondiente y selecciona Eliminar.

También puedes acceder al detalle de la comunicación desde Ver y pulsar en el botón rojo Eliminar, situado en la parte inferior.

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