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Se debe tener en cuenta que el programa gestiona de forma independiente los diferentes años dentro de una misma empresa. Es decir, si tu código de empresa en el año actual es el 001, no tienes por qué crear la empresa 002 para gestionar el año siguiente, sino que el programa creará de forma automática otra base de datos diferente para el año próximo dentro de la misma empresa 001.
En el programa no se realizan cierres, solo aperturas. El hecho de aperturar el año siguiente no supone el cierre del actual, por lo que podrás seguir trabajando sin problema en ambos ejercicios.
Antes de iniciar el proceso de apertura, es importante saber que el nuevo ejercicio será creado con la información existente en la empresa en el momento de la apertura. Por tanto, cualquier información que se incluya con posterioridad en el ejercicio que termina, no será traspasada al ejercicio aperturado.
Para realizar el proceso puedes seguir los siguientes pasos:
- Iniciar proceso de apertura
- Opciones a tener en cuenta
- Actualizar calendarios en centros de trabajo
- Cómo acceder al nuevo ejercicio
Iniciar proceso de apertura
El proceso de apertura puedes realizarlo de dos formas:
Apertura de la empresa activa
Para realizar el proceso de apertura de la empresa en la que has iniciado sesión, accede al menú Archivo > opción Información > desplegable de la opción Apertura de ejercicio > opción Apertura del siguiente ejercicio.
Al pulsar esta opción, el programa detecta si faltan algunas tablas y muestra el siguiente mensaje:
Aquí es recomendable pulsar el botón Descargar, actualizar y aplicar.
En el supuesto de que no te falte ninguna tabla, se mostrará este otro mensaje:
Pulsando el botón Sí, en el supuesto de estar disponibles, el programa aplicará automáticamente las tablas del ejercicio que comienza.
Si no estuviesen aún publicadas, el programa aplicará las tablas del ejercicio actual.
Si deseas introducir manualmente las nuevas tablas puedes pulsar el botón No y, en la siguiente ventana, introducir los datos que se solicitan.
Tipos y bases de cotización: Se deben elegir las tablas correspondientes al año que comienza. En el supuesto de no estar aún publicadas, selecciona las del ejercicio actual.
I.R.P.F.: Elige la tabla de I.R.P.F. a aplicar en el siguiente ejercicio. Esta tabla solo tiene carácter informativo, ya que el cálculo de I.R.P.F. se realiza con el propio módulo de la Agencia Tributaria instalado en el programa.
En el supuesto de elegir una tabla de una Comunidad Foral, la aplicación sí utilizará esa tabla para calcular el tipo de retención.
Calendario laboral: Elige el calendario laboral que vas a utilizar para esta empresa.
Apertura de varias empresas a la vez
Para realizar la apertura de varias empresas a la vez, accede al menú Archivo > opción Información > desplegable del icono Apertura de ejercicio > opción Apertura del siguiente ejercicio en varias empresas.
Al pulsar esta opción, el programa detecta si faltan algunas tablas y muestra el siguiente mensaje:
Aquí es recomendable pulsar el botón Descargar, actualizar y aplicar.
En el supuesto de que no te falte ninguna tabla, se mostrará este otro mensaje:
Pulsando el botón Sí, en el supuesto de estar disponibles, el programa aplicará automáticamente las tablas del ejercicio que comienza.
Si no estuviesen aún publicadas, el programa aplicará las tablas del ejercicio actual.
Si deseas introducir manualmente las nuevas tablas puedes pulsar el botón No y, en la siguiente ventana, introducir los datos que se solicitan.
Rango de empresas: aquí puedes seleccionar las empresas que deseas aperturar. En la lista desplegable de Empresas puedes elegir empresas entre códigos, o seleccionar manualmente unas empresas determinadas.
A continuación, es recomendable seleccionar la casilla de verificación Mostrar opción “Actualizar calendarios en centros de trabajo” tras la apertura. Con esta opción, una vez aperturado el ejercicio, se mostrará la ventana para actualizar el calendario laboral en los centros de trabajo de cada una de las empresas aperturadas.
Tipos y bases de cotización: Se deben elegir las tablas correspondientes al año que comienza. En el supuesto de no estar aún publicadas, selecciona las del ejercicio actual.
I.R.P.F.: Elige la tabla de I.R.P.F. a aplicar en el siguiente ejercicio para este rango de empresas. Esta tabla tiene solo carácter informativo ya que el cálculo de I.R.P.F. se realiza con el propio módulo de la Agencia Tributaria instalado en el programa.
En el supuesto de elegir una tabla de una Comunidad Foral, la aplicación sí utilizará esa tabla para calcular el tipo de retención.
Calendario laboral: Elige el calendario laboral que vas a utilizar para este rango de empresas.
Opciones a tener en cuenta
A continuación se detalla para qué sirven cada una de las Opciones existentes en el proceso de apertura.
Poner a 0 el tipo de retención de los trabajadores que tengan marcada la opción de “Cálculo automático de IRPF” en su ficha. ¿Qué significa?
En el nuevo ejercicio, a todos aquellos trabajadores que tengan marcada en su ficha la casilla de verificación Calcular automáticamente, el tipo de retención de IRPF será restablecido al 0%.
Si realizas la apertura con esta opción marcada, será necesario acceder al ejercicio que acabas de aperturar y calcular los nuevos porcentajes de IRPF que le corresponda a cada uno de los trabajadores a través de la solapa Procesos > desplegable del icono Calcular IRPF > opción Calcular IRPF.
Traspasar trabajadores que han causado baja en la empresa al siguiente ejercicio
Al marcar esta casilla de verificación, los trabajadores que causaron baja en la empresa serán traspasados al nuevo ejercicio.
Esta opción es útil para aquellas empresas que contratan intermitentemente a los mismos trabajadores, ya que con esta opción se evita tener que crear nuevamente la ficha cuando se realice un nuevo contrato en el año que acaba de comenzar.
Traspasar fichas de acumulados de profesionales al siguiente ejercicio
Marcando esta casilla de verificación, las fichas de los acumulados de profesionales se pasarán al siguiente ejercicio.
Cabe mencionar que solamente serán traspasados los datos personales. Los datos económicos se traspasarán al nuevo ejercicio con valor cero.
Incapacidades temporales. Traspasar solo las IT que aún continúen en baja o traspasar todas las incapacidades temporales
Es recomendable traspasar solamente los partes de incapacidad temporal que aún continúen en baja. De esta forma tendrás un fichero de incapacidades mucho más despejado.
Traspasar el calendario de obligaciones de la empresa al siguiente ejercicio
En el supuesto de que tengas configurado un calendario de obligaciones, al marcar esta casilla de verificación, será traspasado al ejercicio que comienza.
Mostrar opción “Actualizar calendarios en centros de trabajo” tras la apertura
Con esta opción, una vez aperturado el ejercicio, se mostrará la ventana para actualizar el calendario laboral en los centros de trabajo de cada una de las empresas aperturadas.
Una vez establecidas las nuevas tablas a aplicar para la apertura y seleccionadas las opciones que más se ajusten a tus necesidades, pulsa el botón Aceptar.
Actualizar calendarios en centros de trabajo
Antes de finalizar el proceso de apertura, el programa te da la oportunidad de seleccionar el calendario que desees aplicar en cada centro de trabajo. Esta ventana únicamente aparecerá cuando en la apertura se haya marcado la casilla Mostrar opción “Actualizar calendarios en centros de trabajo” tras la apertura.
Si estás realizando la apertura de varias empresas a la vez, se mostrará esta misma ventana por cada empresa incluida en el proceso.
Una vez seleccionado el calendario de cada centro de trabajo, pulsa el botón Aceptar para completar la apertura del nuevo ejercicio.
¿Cómo acceder al nuevo ejercicio?
Realizada la apertura, si quieres acceder al nuevo ejercicio o volver a consultar datos del ejercicio anterior, puedes hacerlo desde el desplegable superior que se encuentra en la barra de acceso rápido.
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