N2222 - Actualizar datos de trabajadores mediante Excel®

El programa permite actualizar de forma masiva distintos datos de los trabajadores mediante un fichero Excel®. Esta opción es útil cuando necesitas modificar la misma información en varios trabajadores sin tener que acceder ficha por ficha.

Desde esta utilidad puedes actualizar campos de las diferentes pestañas de la ficha del trabajador, como por ejemplo grupo de cotización, categoría, convenio, jornada, cuentas bancarias y otros datos disponibles.

• Cómo importar el fichero Excel®

• Cómo elaborar el fichero Excel®

Cómo importar el fichero Excel®

Esta opción se encuentra en la solapa Utilidades > grupo Importaciones > icono Actualizar .XLSX/.XLS.

Al acceder, se abrirá una ventana donde deberás indicar, en el desplegable Fichero a actualizar, el tipo de información que deseas modificar en el programa. En este caso, selecciona la opción Trabajadores.

Una vez seleccionado, deberás importar el fichero Excel® que has elaborado y que contiene la información actualizada.

Para ello, en el apartado Archivo, pulsa el botón Examinar y selecciona el fichero correspondiente.

Una vez indicada la ruta, debes informar si la primera fila del fichero contiene el nombre de las columnas.

• Si la fila 1 del fichero Excel® contiene títulos como Código o Grupo de cotización, deberás dejar marcada la casilla La primera fila contiene el nombre de la columna.

• Si el fichero comienza directamente en la fila 1 con el contenido de los datos a actualizar, tendrás que desmarcarla.

A continuación, en el caso de haber indicado los campos en la primera fila de tu fichero Excel®, éstos se mostrarán en la columna COLUMNA.

El siguiente paso será indicar a qué campo de la ficha del trabajador corresponde cada columna del fichero Excel®. Para ello, en la columna ASIGNAR AL CAMPO deberás seleccionar el campo de la ficha del trabajador donde quieres que se actualice esa información.

Por ejemplo:

• La columna del Código deberá relacionarse con General. Código del trabajador
• La columna del Grupo cotización deberá relacionarse con Situación. Grupo de cotización

Una vez relacionadas todas las columnas, pulsa Aceptar para que el programa actualice automáticamente la información de los trabajadores.

Antes de pulsar Aceptar, es recomendable realizar una copia de seguridad, ya que la actualización modificará de forma masiva la información de las fichas de los trabajadores. Para ello, puedes utilizar la opción Acceso a copia de seguridad, situada en la esquina inferior derecha de la ventana.

Cómo elaborar el fichero Excel®

El fichero Excel® debe contener una columna por cada dato que quieras actualizar.

Es necesario incluir siempre una columna con el código del trabajador, ya que el programa utilizará este dato para identificar qué ficha debe modificar.

Por ejemplo, si deseas actualizar el grupo de cotización de varios trabajadores, el fichero deberá contener una columna para el código de trabajador y otra columna para el grupo de cotización:

Si necesitas actualizar varios datos al mismo tiempo, puedes añadir más columnas en el mismo fichero.

Por ejemplo, además del grupo de cotización, podrías incluir columnas para categoría profesional, convenio o cualquier otro campo disponible en la ficha del trabajador.

Es importante que la información esté organizada correctamente en columnas y que cada fila corresponda siempre al mismo trabajador.