CR049 - Integración con Calendario y Contactos de Office 365

Puedes integrar la agenda de CRM y la lista de contactos gracias a los complementos de Office 365 presentes Configuración > Configuraciones.

Instalación

Desde Configuración > Configuraciones, instala Office 365 - Calendario y Office 365 - Contactos. También puedes instalar sólo uno de los dos complementos si no te interesa tener ambos. Pulsa sobre Instalar en el complemento que desees agregar

Una vez que confirmes que deseas instalar este complemento, el programa te solicitará las credenciales de inicio de sesión de la cuenta.

A continuación, el asistente solicitará Aceptar los permisos para que CRM pueda conectar con la cuenta.

Para continuar, acepta la ventana de permisos solicitados y el complemento se visualiza.

​Recuerda que puedes eliminar la sincronización en cualquier momento haciendo clic en Eliminar.

Para configurar las normas de sincronización, dirígete a Configuración > Configuraciones > Sincronizaciones > Office 365. En esta ventana puedes:

• Activar o desactivar la sincronización de la cuenta de office 365
• Elegir cómo etiquetar contactos exportados a Exchange desde CRM
• Habilitar la sincronización unidireccional o bidireccional
• Puedes elegir actualizar y/o eliminar un contacto cuando se actualiza/elimina de Exchange en lugar de CRM.
• Habilitar la eliminación de forma predeterminada, cuando elimina un elemento en CRM y la eliminación está habilitada para Exchange, el elemento se elimina directamente en la nube.
• Opcionalmente, puede elegir si moverlo a la Papelera de reciclaje de Exchange o a una carpeta Elementos eliminados

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La sincronización comienza enseguida, pero CRM y Office tardarán un tiempo en terminar el proceso.

Es recomendable realizar una copia de seguridad previa de tus contactos en Exchange antes de iniciar la sincronización.

Cada usuario que quiera sincronizar su calendario y contactos, debe realizar este mismo proceso.

Notas sobre el uso

La sincronización entre la Agenda de CRM y el calendario de Outlook es automática: una nueva cita en Outlook se informará en CRM y viceversa. Eso sí, ten en cuenta que la sincronización no es inmediata, por lo que una cita en Outlook puede tardar hasta 10 minutos en aparecer en la agenda.
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Para la libreta de direcciones, solo se gestionan los datos actuales en CRM.
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Si deseas habilitar la sincronización de un dato específico, debes activar la casilla Sincronizar móvil en la propia rejilla de datos. Recuerda que, esta casilla es "personal", es decir, si la activas en un cliente con tu usuario, los demás usuarios tendrán que hacer lo mismo si la quieren sincronizar con sus libretas de direcciones de Outlook.

Cuando quieras sincronizar múltiples clientes de CRM con la libreta de direcciones de Outlook, puedes utilizar la actualización masiva.​
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A continuación, cambia la casilla Sincronizar móvil (usuario), que de manera predeterminada, se encuentra marcado con un guion, lo que significa que la actualización masiva no realizará ninguna modificación en la casilla.

Para importar los contactos a CRM, dirígete al ícono de configuración del complemento (desde Configuración > Configuraciones).

A continuación, te conduce a la ventana de sincronización.

Este proceso debes realizarlo para cada registro que se quieras incluir en CRM.

Este proceso tardará según la cantidad de información a importar.

Ten en cuenta que, no es posible importar masivamente todos los contactos de Exchange / Outlook, debes seleccionar una opción por cada elemento disponible.