R322 - Gestión documental | Organizar documentación y registrar asientos o facturas

Cuando recibas la información en la solapa Documentos, ya sea por correo electrónico o importándola directamente desde tu equipo, podrás registrar el asiento o la factura a partir de ese archivo, quedando ambos vinculados.

¿Cómo saber si has recibido algún documento? La aplicación te avisará activando estas notificaciones, en la parte superior de la derecha.

Además, podrás organizar la documentación recibida en carpetas personalizadas así como revisar aquellos ficheros recibidos en tu empresa. 

La solapa Documentos, se divide en tres apartados. 

• Categorías
• Registro de envíos
• Documentos

📂 Categorías

Dentro de la solapa Documentos, encontrarás el apartado Categorías.

Cada categoría que crees será una carpeta distinta, para ayudarte a organizar tus documentos.

Puedes ampliar información dentro del documento R075 - Categorías de documentos

📋 Registro de envíos

En el apartado Registro de envíos, puedes visualizar un histórico de los documentos recibidos en el programa.

Se mostrará el correo electrónico desde donde se envió el fichero o bien, el usuario que lo ha cargado, además del nombre del archivo.

En el icono de la derecha de cada línea, podrás descargarte el documento siempre que lo necesites.

📄 Documentos

El apartado Documentos es la principal opción de esta solapa. 

Desde aquí se mostrarán los ficheros recibidos en la aplicación, además de automatizar la creación de asientos y facturas, de una forma ágil.

Al lado de cada archivo, se muestra un menú con distintas opciones. Dependiendo la que elijas, se mostrará una opción distinta del programa. 

• Asiento: solapa Asientos para la creación de un asiento corriente, con el documento o justificante vinculado a él.
• Factura emitida manual: solapa Ventas > apartado Facturas manuales, creando un asiento contable de factura emitida a clientes, con el documento adjunto.
• Factura recibida: solapa Compras > apartado Facturas recibidas, generando un asiento contable de factura recibida de proveedores, con su documento adjunto.
• Pago: solapa Tesorería, donde elegirás si es un pago a proveedor o cobro de cliente, con documento adjunto al asiento.
• Asiento existente: esta opción te permite vincular el archivo a un asiento que ya está creado. Se mostrará un listado con un buscador para localizar tu asiento.
• Bandeja de entrada: desplegable donde podrás asociar el documento a alguna Categoría. Por defecto, cuando recibes el fichero, se sitúa en la bandeja de entrada principal, pero puedes moverlo a otra carpeta que hayas creado. No obstante este archivo quedará almacenado sin estar vinculado a ninguno de tus registros contables.

La creación de asientos y facturas, se pueden realizar individualmente por documento o asociando varios a la vez:

Cuando se registren estos asientos y quede asociado su documento, ya no se mostrará en la solapa Documentos > apartado Documentos. 

No obstante, dentro del asiento, puedes anular esta selección desde el último icono del margen derecho, para volverlo a mover a la solapa Documentos > apartado Documentos.