Con Reviso y su gestor de proyectos los gastos de los empleados pueden ser registrados directamente por ellos, ya que es posible proporcionarles acceso al programa, e incluso, limitarles el acceso únicamente a la parte de registro de gastos.
Cuando damos de alta un empleado en Reviso, tenemos la opción de darle acceso como Registrador de tiempo o como Gestor de proyectos.
El empleado con acceso de Registrador de tiempo podrá acceder a Reviso, únicamente, a registrar sus horas de trabajo, gastos y kilometrajes, sin poder ver ningún otro dato o función de la aplicación.
El empleado con acceso de Gestor de proyectos podrá acceder a Reviso a registrar sus horas de trabajo, gastos y kilometrajes, y además, podrá ver la pestaña de Proyectos, pudiendo gestionar un proyecto por completo, así como ver los datos del resto de empleados.
¿Cómo registrar los gastos de empleados?
Para registrar los gastos de los empleados, o para que el empleado registre él mismo sus gastos, tendréis que seguir los siguientes pasos.
- Dirígete a la pestaña de Proyectos y pincha en el submenú de Empleados.
- Dentro del listado de empleados, localiza aquel en el que se va a registrar el gasto.
- Pincha en el icono de la derecha llamado Gastos.
- Haz clic en la opción Nuevo gasto.
- Rellena los campos con los datos del gasto producido y el proyecto al que va asociado y pincha en Guardar.
Adjuntar documentos a los gastos de empleados
Una vez tenemos el gasto creado, también, podremos adjuntar un documento al mismo, ya sea la factura, un recibo o ticket de compra. Para ello solo tendremos que hacer clic en el icono de la derecha llamado Adjuntar documentos. Buscamos el archivo en nuestro ordenador y lo cargamos en Reviso.
Una vez adjuntado el archivo, el icono de la derecha cambiará y pasará a llamarse Mostrar documento. A través de ese icono podremos consultar el documento adjunto.
El gasto ya quedará listo para su aprobación y contabilización final por el supervisor o gestor de proyectos.
¿Cómo aprobar y contabilizar gastos?
Como hemos dicho, solo los administradores de Reviso o los empleados configurados como gestores de proyecto podrán aprobar y contabilizar los gastos registrados por ellos y por el resto de usuarios.
Para aprobar y contabilizar un gasto registrado tendrás que dirigirte a la pestaña de Proyectos > Empleados. Localiza el empleado que tenga gastos registrados y haz clic en el icono de la derecha llamado Gastos.
Aparecerá un listado con los gastos reportados pendientes de aprobación y contabilización. Selecciona los que desees y haz clic en la opción de la parte superior Aprobar / Contabilizar.
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