GE005 - Gastos y viajes

📌 Este artículo está dirigido a usuarios con perfil de Trabajador.

Desde tu cuenta de trabajador en TeamSystem Gestión de Empleados puedes registrar y solicitar reembolsos de gastos y kilometraje, que serán revisados por la empresa. Una vez aprobados o rechazados, recibirás una notificación con el resultado.

• Gastos y viajes
• Añadir un vehículo
• Añadir un reembolso kilométrico
• Añadir una nota de gasto
• Añadir un viaje
• Exportar informe de gastos (XLSX o PDF)

Gastos y viajes

Accede al apartado Gastos y viajes desde el menú lateral izquierdo.

Desde aquí podrás:

• Añadir vehículos.

• Registrar reembolsos de kilometraje.

• Introducir notas de gasto.

• Crear y asociar viajes.

• Exportar informes de gastos.

Añadir un vehículo

Antes de registrar kilometrajes, debes dar de alta al menos un vehículo.

1. Haz clic en el icono del coche (parte superior derecha).

2. Pulsa + Nuevo vehículo.

3. Introduce los datos:

   • Marca

   • Modelo

   • Matrícula

   • Coste por kilómetro

4. Adjunta documentación si lo necesitas (opcional).

5. Pulsa Guardar.

ℹ️ El coste por kilómetro se usará automáticamente en los cálculos de reembolso.

Añadir un reembolso kilométrico

Para añadir un reembolso kilométrico, pulsa sobre el botón + Nuevo y haz clic en Nuevo reembolso kilométrico.

En la pantalla que se muestra completa:

• Vehículo: puedes elegir entre los vehículos que has añadido previamente o, si lo prefieres, tienes la opción de añadir uno nuevo. 

• Fecha del viaje: esto ayuda a organizar y registrar cada trayecto de manera cronológica.

• Origen y destino: la aplicación simplifica el proceso al buscar automáticamente en la base de datos de Google y puede posicionarte directamente en la ubicación exacta, lo que hace que la distancia entre ambos puntos se complete de manera automática. 

• Viaje de ida y vuelta: si seleccionas esta casilla, el programa automáticamente duplica la cantidad de kilómetros recorridos y realiza el cálculo correspondiente. 

ℹ️ Aunque la distancia y el coste son datos que se completan automáticamente, también es posible cambiarlos de forma manual.

• En el apartado Adjuntos puedes adjuntar un archivo, arrastrándolo desde su ubicación al campo o haciendo clic en él y seleccionando el fichero desde tu equipo.

• En el campo Descripción, añade alguna explicación del reembolso.

• A continuación, selecciona el viaje asociado. Podrás seleccionarlo de entre los viajes ya existentes o creando un Nuevo viaje. Ten en cuenta que la fecha del reembolso kilométrico no puede ser posterior a la fecha del viaje asociado.

• Después de añadir los datos, haz clic en Guardar.

Añadir una nota de gasto

Para registrar un gasto (comidas, alojamiento, etc.):

1. Pulsa + Nuevo y selecciona Nueva nota de gastos.

2. Indica:

   • Fecha del gasto

   • Categoría

   • Descripción

   • Importe del gasto

   • Importe reembolsable (puede coincidir o no)

3. Adjunta documentos si es necesario.

4. Asocia el gasto a un viaje existente o crea uno nuevo.

5. Pulsa Guardar.

ℹ️ La fecha del gasto no puede ser posterior a la del viaje asociado.

Añadir un viaje

Solo puedes crear un viaje al añadir un gasto o un reembolso kilométrico.

Al dar de alta un Gasto o un Reembolso kilométrico, en la parte inferior de la pantalla, haz clic en Ningún viaje asociado.

Selecciona + Nuevo viaje para crear un nuevo viaje (o asociar uno creado anteriormente).

En la pantalla que se abre a la derecha, indica:

• Título para el viaje

• Fecha de inicio y fecha de fin

• Descripción del viaje

Después de introducir los datos, haz clic en Guardar.

ℹ️ Volverás automáticamente al formulario de registro de gastos y viajes y encontrarás el viaje que acabas de crear directamente asociado a él.

💡 Recuerda que la fecha de los gastos o reembolsos kilométricos no puede ser posteriores a la fecha de

Exportar informe de gastos (XLSX o PDF)

Para exportar tus gastos aprobados:

1. Pulsa Exportar.

2. Selecciona el período (mes de inicio y fin).

3. Pulsa Exportar.

📌 Si eres jefe de grupo o usuario administrador autorizado, podrás:

• Elegir un trabajador concreto.

• Exportar los gastos de todos los trabajadores (una hoja por trabajador).

ℹ️ Se descargará un archivo con el resumen de los gastos aprobados.