GE005 - Gastos y viajes

Desde de tu cuenta de trabajador puedes añadir solicitudes de reembolsos de gastos y kilometrajes. La empresa los verá y podrá aprobar o denegar dichas solicitudes. Una vez tramitadas, se te notificará.

En el apartado Gastos y viajes que encuentras en el menú lateral izquierdo, puedes añadir tu vehículo, viajes, reembolsos de kilometraje y generar informes de gastos.

Añadir un vehículo

Para añadir un vehículo, haz clic en el ícono del coche en la parte superior derecha.

En esta pantalla, pulsa sobre el icono + Nuevo vehículo.

Se abrirá una ventana donde debes indicar los datos de tu vehículo: Marca, Modelo, Matrícula y coste por kilómetro. También puedes adjuntar cualquier documentación relacionada con el mismo. Una vez completado los datos, haz clic en Guardar.

Añadir un reembolso kilométrico

Para añadir un reembolso kilométrico, pulsa sobre el botón + Nuevo y haz clic en Nuevo reembolso kilométrico.

En la pantalla que se muestra completa:

• El vehículo: que puede seleccionarse entre los vehículos añadidos anteriormente o añadir uno nuevo.

• Fecha del viaje

• Origen y destino: La aplicación de forma automática busca en la base de datos de Google y puede posicionarte de forma directa en la ubicación exacta. Esto permite que la distancia se complete de forma automática.

• Viaje de ida y vuelta. Al marcar esta opción, el programa duplica los kilómetros y hace el cálculo correspondiente.

Aunque la distancia y el coste son datos que se completan automáticamente, también es posible cambiarlos de forma manual.

En el apartado Adjuntos puedes adjuntar un archivo, arrastrándolo desde su ubicación al campo o haciendo clic en él y seleccionando el fichero desde tu equipo.

En el campo Descripción, añade alguna explicación del reembolso.

A continuación, selecciona el viaje asociado. Podrás seleccionarlo de entre los viajes ya existentes o creando un Nuevo viaje. Ten en cuenta que la fecha del reembolso kilométrico no puede ser posterior a la fecha del viaje asociado.

Después de añadir los datos, haz clic en Guardar.

Añadir una nota de gasto

Para introducir una nota de gasto, pulsa sobre el desplegable del botón + Nuevo y selecciona Nueva nota de gastos

En la pantalla de introducción del gasto que se abre a la derecha, indica:

• Fecha del gasto

• Categoría: eligiendo entre las propuestas en el menú desplegable

• Descripción del gasto

• Importe del gasto realizado

• Importe del gasto reembolsable, que puede coincidir o no con el con el gasto realizado.

En el apartado Adjuntos puedes adjuntar un archivo, arrastrándolo desde su ubicación al campo o haciendo clic en él y seleccionando el fichero desde tu equipo.

A continuación, selecciona el viaje asociado. Podrás seleccionarlo de entre los viajes ya existentes o creando un Nuevo viaje. Ten en cuenta que para la fecha del gasto, esta no puede ser posterior a la fecha del viaje asociado .

Después de añadir los datos, haz clic en Guardar.

Añadir un viaje

Solo puedes crear un viaje al añadir un gasto o un reembolso kilométrico.

Al dar de alta un Gasto o un Reembolso kilométrico, en la parte inferior de la pantalla, haz clic en Ningún viaje asociado.

Selecciona + Nuevo viaje para crear un nuevo viaje (o asociar uno creado anteriormente).

En la pantalla que se abre a la derecha, indica:

• Título para el viaje

• Fecha de inicio y fecha de fin

• Descripción del viaje

Después de introducir los datos, haz clic en Guardar.

Volverás automáticamente al formulario de registro de gastos y viajes y encontrarás el viaje que acabas de crear directamente asociado a él.

Recuerda que la fecha de los gastos o reembolsos kilométricos no puede ser posteriores a la fecha del viaje asociado.

Exportar informe de gastos (XLSX o PDF)

Para exportar el estado de gastos aprobados, pulsa sobre Exportar.

En la ventana que emerge, selecciona el período que te interesa exportar (indicando el mes de inicio y fin).

Si eres un jefe de grupo o un usuario administrador habilitado, puedes seleccionar el trabajador para descargar el informe (o dejar la configuración Todos los trabajadores para descargar el informe de todos).

Una vez aplicada la configuración deseada, haga clic en Exportar.

La aplicación te mostrará Se descargará un archivo XLSX que muestra el resumen de los gastos aprobados.

Si eres un jefe de grupo o un usuario administrador autorizado, el archivo contiene el resumen de los gastos aprobados de cada trabajador (uno por hoja).