F6098 - DeCA | Cómo crear el DeCA

El programa dispone del módulo para el uso de los Documentos electrónicos de Control Administrativo que puedes activar en la configuración de tu empresa.

Puedes ayudarte siguiendo este enlace para su configuración.

🔵 Cómo activar el módulo de Documentos electrónicos de Control Administrativo (DeCA)

Una vez activado el módulo, dirígete a la solapa Comercial > grupo DeCA.

Pulsa en el icono Nuevo dentro del grupo Mantenimiento para crear el documento DeCA.

Una vez que accedes al documento, comprueba que las distintas opciones están divididas en cuatro grupos: Mantenimiento, Mostrar, Emisión y Útiles.

Los iconos del grupo Mostrar, permiten crear el documento de forma correcta.

• Icono Generales
• Icono Cargador y Origen
• Icono Transporte
• Icono Mercancía y destino

Icono Generales

Muestra los datos de identificación del documento, que puedes rellenar en distintos apartados:

• Apartado Identificación: Si lo necesitas indica el Código del documento o puedes dejarlo sin indicar para que, al guardar el documento, el programa asigne la numeración de forma correlativa. Permite introducir la fecha/hora de creación, de realización del transporte y de entrega prevista. Si lo necesitas introduce un Nº de referencia interna.

El Estado por omisión es Borrador, permite introducir o modificar datos en el documento antes de realizar la subida del mismo al repositorio. 

Este estado cambia de forma automática a Subido cuando se realiza la subida del documento al repositorio. Al entrar en un documento en este estado, todos los campos están bloqueados para su modificación. Solo el usuario puede cambiar manualmente el estado a “En Transito”, “Finalizado” o “Expirado”, según la situación en la que se encuentre el servicio. 

El estado Sustituido, es automático, se visualiza cuando un registro es sustituido por otro.

Recuerda que una vez subido el documento al repositiorio, éste no puede eliminarse ni ser modificado, siendo necesario realizar otro documento DeCA para reemplazar el que necesitemos.

Una vez subido el documento al repositorio, puedes visualizar la URL donde está alojado el fichero y la imagen del código QR generado.

• Apartado Documento reemplazado: Puede ocurrir que sea necesario modificar un servicio cuando esté «En tránsito». En ese caso, es necesario crear un nuevo registro DeCA con los datos correctos e indicar qué documento DeCA sustituye.
• Apartado Estado de la emisión del documento: Permite informar, de forma manual, si el documento ha sido Impreso, se ha generado PDF o ha sido enviado por E-mail.
• Apartado observaciones y trazabilidad: Puedes incluir cualquier observación que consideres necesaria añadir al documento. Además, las modificaciones que hagas en el documento DeCA quedan registradas automáticamente para garantizar su trazabilidad.

Icono Cargador y Origen

Introduce los datos del cargador y origen de la mercancía a través de los ficheros existentes o de forma manual.

• Datos del cargador: Son los datos de la persona física o jurídica que contrata directamente y en nombre propio la realización del transporte con el transportista efectivo.
• Datos de origen: Hace referencia al lugar físico exacto en el que el transportista efectivo se hace cargo de la mercancía para iniciar el viaje.

Icono Transporte

Introduce los datos del transportista, vehículo y conductor a través de los ficheros existentes o de forma manual.

• Transportista efectivo: Es la persona física o jurídica que realiza materialmente el transporte utilizando su propio vehículo (ya sea propios o alquilados)
• Datos del Vehículo: Información técnica obligatoria que permite identificar claramente el medio de transporte terrestre utilizado para trasladar la mercancía.
• Datos del conductor: Hace referencia a la identificación oficial de la persona física que maneja el transporte y que custodia la mercancía durante la ruta

Icono Mercancía y destino

Introduce los datos de la mercancía a transportar y el destino de la misma por línea.
Ten en cuenta que, si existen varios destinos de la mercancía, al emitir el documento la mercancía se visualiza agrupada por cada uno de los destino.

Para ir añadiendo líneas de la mercancía, pulsa en el botón Nuevo.

A continuación rellena los datos de la línea:

Puedes añadir manualmente el número de albarán donde aparece la información de la mercancía.

• Artículo: Indica cada uno de los productos que se transportan.
• Naturaleza: Descripción clara de la mercancía a transportar.
• Descripción: Descripción larga de la mercancía a transportar.
• Nº bultos: Indica la cantidad física total de las unidades de carga independientes entregadas al transportista para realizar el viaje.
• Peso (kg): Peso total de la mercancía que se transporta, expresado obligatoriamente en Kg.
• ADR / Nº ONU: Debe registrarse todos los datos técnicos y de seguridad cuando la mercancía transportada está clasificada como mercancía peligrosa por carretera, conforme al Acuerdo Internacional ADR. Si el artículo no es peligroso, puedes dejar este campo en blanco.
• Embalaje: Forma exacta en la que se presenta la carga (Cajas, Saco, Bidón …)
• Denominación destino: Identificación de la empresa, almacén o particular que recibe el envío.
• Dirección: Lugar físico exacto, la empresa o el establecimiento donde finalizará el transporte.
• Observaciones: Es un campo de texto libre pensado para añadir indicaciones logísticas para facilitar la entrega del transporte.

Una vez introducidos todos los datos del documento puedes Guardar o Emitir el mismo.

Puedes emitir el documento desde el fichero DeCA, selecciona el documento que quieres imprimir y pulsa en el icono Emisión del grupo Emisión. 

Es posible realizar la impresión, generación en PDF o envío por Email del documento creado. 

El diseño es un modelo ya preconfigurado y actualmente no es posible modificarlo

Ten en cuenta que hasta que el documento no sea subido al repositorio, no se emite el código QR.