E611 - ¿Cómo hacer una importación en Excel Calc de las Facturas emitidas en Estimación?

La aplicación permite importar información para la creación de las Facturas emitidas desde un archivo Excel / Calc.

Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.

Realizar copia de seguridad

Este proceso consta de tres pasos:

1. Creación de la hoja de cálculo

2. Importación

3. Comprobación de la importación

1. Creación de la hoja de cálculo

Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > desplegable del icono Archivos > opción .XLSX / .XLS (utilizando Microsoft Office Excel ).

En la nueva ventana, pulsa el enlace Descargar documentación técnica sobre la importación, para ver la estructura y características necesarias.

Las dos hojas de cálculo que se han de importar deben llamarse FAC.xlsx / xls o FAC.ods para el fichero de la cabecera y LFA.xlsx / xls o LFA.ods para las líneas de detalle de cada factura emitida, y han de tener la estructura que se indica en el documento PDF de importación.

Recuerda que la importación de las facturas emitidas no genera ningún registro en el Libro de Facturas emitidas, tan solo importa las facturas de los clientes que más tarde puedes incorporar traspasando las facturas de forma automática al libro de registro.

Entre los requisitos se encuentran los siguientes:

• Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto la columna A del fichero FAC que es un campo índice obligatorio.
• Ten en cuenta que la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
• Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
• La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
  • A: Alfanumérico (p. ej: Curso de administración)
  • N: Numérico entero (p. ej: 100)
  • ND: Numérico con dos decimales como máximo (p. ej: 100,25)
  • Fecha: debe tener este formato DD/MM/AAAA (p. ej: 01/01/2000)

A continuación, se muestra un ejemplo de un fichero FAC.

Asimismo, se muestra un ejemplo de un fichero LFA.

Puedes descargar una plantilla de la hoja de cálculo con la estructura necesaria para ayudarte en la realización del fichero de importación.

Plantilla de FAC.xlsx

Plantilla de LFA.xlsx

Plantilla de FAC.ods

Plantilla de LFA.ods

Una vez elaborado el archivo, guárdalo en una carpeta de tu ordenador.

2. Importación

En la ventana Ficheros .XLSX / .XLS, localiza el apartado Especifica la carpeta del origen de los datos e informa los campos:

• Ubicación: especifica la carpeta que contiene la hoja de cálculo.
• Fila inicial: indica la fila del primer apunte a importar del Excel (en el ejemplo mostrado anteriormente, es la fila nº2).

En el apartado Especifica las opciones y los ficheros a importar encuentras dos casillas:

• Comprobar la estructura de todos los ficheros seleccionados antes de la importación: al activar esta casilla se verifica la estructura de los ficheros seleccionados e informa de los posibles errores contenidos en el fichero.
• Chequeo de registros duplicados: al activar esta casilla, si ya existe un registro con el mismo código, será sustituido por los datos indicados en el fichero.

Por último, en el apartado Facturación / gestión, activa la casilla de verificación Facturas emitidas.

Antes de proceder con la importación, puedes acceder al botón Comprobar ficheros por si existen errores. Una vez comprobado, pulsa el botón Aceptar.

3. Comprobación de la importación

Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Facturación > grupo Facturación > icono Facturas.

Comprueba que se muestran las facturas importadas, contenidas en el fichero FAC.

Puedes consultar los detalles de una factura. Para ello selecciona la factura y accede al grupo Mantenimiento > desplegable del icono Modificar > opción Modificar.

A continuación, se muestra el detalle de la factura importada.