C1076 - ¿Qué estructura en Excel debe tener el fichero de proveedores?

La aplicación permite importar información para la creación del fichero de Proveedores desde un archivo Excel / Calc.

Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.

Realizar copia de seguridad

Este proceso se puede entender en tres pasos:

1. Creación de la hoja de cálculo

2. Importación

3. Comprobación de la importación

1. Creación de la hoja de cálculo

Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > desplegable del icono Archivos > opción .XLSX / .XLS (utilizando Microsoft Office Excel^®).

En la nueva ventana, pulsa en Descargar documentación técnica sobre la importación, para poder ver la estructura y características necesarias.

La hoja de cálculo debe de llamarse PRO.xlsx / xls o PRO.ods y tener la estructura que se indica en el documento PDF de importación.

Recuerda que la importación del fichero PRO no implica la creación de la cuenta contable del proveedor. Para ello es necesario importar el maestro de cuentas, a través del fichero MAE.

Entre los requisitos se encuentran los siguientes:

• Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto la columna A que es un campo índice obligatorio.
• Ten en cuenta que, la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
• Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
• La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
  • A: Alfanumérico (p.ej: Curso de administración)
  • N: Numérico entero (p.ej: 100)
  • ND: Numérico con dos decimales como máximo (p.ej: 100,25)
  • Fecha: debe tener este formato DD/MM/AAAA (p.ej: 01/01/2000)

Observa a continuación un ejemplo de un PRO.

A continuación, puedes descargar una plantilla de la hoja de cálculo con la estructura necesaria para ayudarte en la realización del fichero de importación.

Plantilla de PRO.xlsx

Plantilla de PRO.ods

Una vez elaborado el archivo, guárdalo en una carpeta de tu equipo.

2. Importación

En la ventana Ficheros .XLSX / .XLS, localiza el apartado Especifica la carpeta del origen de los datos e informa los campos:

• Ubicación Informa donde se encuentra la carpeta que contiene la hoja de cálculo.
• Fila inicial indica la fila del primer pedido a proveedor a importar del Excel (p.ej en el ejemplo mostrado anteriormente, sería la fila nº2)

En el apartado Especifica las opciones y los ficheros a importar encuentras dos casillas:

• Cambiar la extensión de los ficheros a .bak al concluir la importación: esta casilla modifica la extensión del fichero cambiando a .bak para no volver a importar el fichero por error.
• Chequeo de registros duplicados: Al activar esta casilla, si ya existe un registro con el mismo código, será sustituido por los datos indicados en el fichero.

Por último, en el apartado Ficheros auxiliares, activa la casilla de verificación Fichero de proveedores.

Antes de proceder con la importación, puedes acceder al botón Comprobar ficheros por si existen errores, una vez comprobado, pulsa Aceptar.

3. Comprobación de la importación

Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Empresa > grupo Ficheros > icono Proveedores.

Comprueba que se muestran los proveedores importados, contenidos en el fichero PRO.