La aplicación permite importar información para la creación del Diario de movimientos desde un archivo Excel / Calc.
Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.
Este proceso consta de tres pasos:
1. Creación de la hoja de cálculo
3. Comprobación de la importación
1. Creación de la hoja de cálculo
Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > desplegable del icono Archivos > opción .XLSX / .XLS (utilizando Microsoft Office Excel ).
En la nueva ventana, pulsa el enlace Descargar documentación técnica sobre la importación, para ver la estructura y características necesarias.
La hoja de cálculo debe llamarse APU.xlsx / xls o APU.ods y tener la estructura que se indica en el documento PDF de importación.
Recuerda que la importación del fichero APU genera los apuntes contables de cada asiento del Diario de movimientos, no crea los registros de IVA Repercutido e IVA Soportado del libro de facturas. Para generar estos libros de IVA es necesario importar los ficheros IVR (libro de IVA Repercutido) y el IVS (libro de IVA Soportado).
Entre los requisitos se encuentran los siguientes:
- Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto las columnas A, B, y D que son campos índice obligatorios. En la columna C (campo Asiento), si se deja en blanco, la aplicación asignará el número de asiento de forma automática.
- Ten en cuenta que la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
- Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
- La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
- A: Alfanumérico (p. ej: Curso de administración)
- N: Numérico entero (p. ej: 100)
- ND: Numérico con dos decimales como máximo (p. ej: 100,25)
- Fecha: debe tener este formato DD/MM/AAAA (p. ej: 01/01/2000)
Observa a continuación un ejemplo de un fichero APU.
A continuación, puedes descargar una plantilla de la hoja de cálculo con la estructura necesaria para ayudarte en la realización del fichero de importación.
Una vez elaborado el archivo, guárdalo en una carpeta de tu ordenador.
2. Importación
En la ventana Ficheros .XLSX / .XLS, localiza el apartado Especifica la carpeta del origen de los datos e informa los campos:
- Ubicación Informa donde se encuentra la carpeta que contiene la hoja de cálculo.
- Fila inicial indica la fila del primer apunte a importar del Excel (en el ejemplo mostrado anteriormente, es la fila nº2)
En el apartado Especifica las opciones y los ficheros a importar encuentras dos casillas:
- Cambiar la extensión de los ficheros a .bak al concluir la importación: esta casilla modifica la extensión del fichero cambiando a .bak para no volver a importar el fichero por error.
- Chequeo de registros duplicados: al activar esta casilla, si ya existe un registro con el mismo código, será sustituido por los datos indicados en el fichero.
Por último, en el apartado Ficheros auxiliares, activa la casilla de verificación Diario de movimientos.
Antes de proceder con la importación, puedes acceder al botón Comprobar ficheros por si existen errores. Una vez comprobado, pulsa el botón Aceptar.
3. Comprobación de la importación
Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Diario > grupo Consultas > icono Diario.
Recuerda que si durante la importación tenías la rejilla de datos Consulta de diario abierta, cierra y vuelve a abrir el fichero para que se muestren los cambios.
Comprueba que se muestran los asientos contenidos en el fichero APU.
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