C2770 - ¿Cómo hacer una importación en Excel / Calc del balance de Sumas y saldos?

La aplicación permite importar información para el balance de Sumas y saldos desde un archivo Excel / Calc.

Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.

Realizar copia de seguridad

Este proceso consta de tres pasos:

1. Creación de la hoja de cálculo

2. Importación

3. Comprobación de la importación

1. Creación de la hoja de cálculo

Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > desplegable del icono Archivos > opción .XLSX / .XLS (utilizando Microsoft Office Excel^®).

En la nueva ventana, pulsa el enlace Descargar documentación técnica sobre la importación, para ver la estructura y características necesarias.

La hoja de cálculo debe llamarse SAL.xlsx / xls o SAL.ods y tener la estructura que se indica en el documento PDF de importación.

Recuerda que los saldos importados desde el fichero SAL se recalculan al realizar el proceso de Regeneración de saldos, volviendo a mostrarse en el balance de Sumas y saldos el saldo que proviene de los apuntes del Diario de movimientos.

Entre los requisitos se encuentran los siguientes:

• Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto la columna A que es un campo índice obligatorio.
• Ten en cuenta que la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
• Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
• La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
  • A: Alfanumérico (p. ej: Curso de administración)
  • N: Numérico entero (p. ej: 100)
  • ND: Numérico con dos decimales como máximo (p. ej: 100,25)
  • Fecha: debe tener este formato DD/MM/AAAA (p. ej: 01/01/2000)

A continuación, se muestra un ejemplo de un fichero SAL.

A continuación, puedes descargar una plantilla de la hoja de cálculo con la estructura necesaria para ayudarte en la realización del fichero de importación.

Plantilla de SAL.xlsx

Plantilla de SAL.ods

Una vez elaborado el archivo, guárdalo en una carpeta de tu ordenador.

2. Importación

En la ventana Ficheros .XLSX / .XLS, localiza el apartado Especifica la carpeta del origen de los datos e informa los campos:

• Ubicación: especifica la carpeta que contiene la hoja de cálculo.
• Fila inicial: indica la fila del primer apunte a importar del Excel (en el ejemplo mostrado anteriormente, es la fila nº2).

En el apartado Especifica las opciones y los ficheros a importar encuentras dos casillas:

• Cambiar la extensión de los ficheros a .bak al concluir la importación: esta casilla modifica la extensión del fichero cambiando a .bak para no volver a importar el fichero por error.
• Chequeo de registros duplicados: al activar esta casilla, si ya existe un registro con el mismo código, será sustituido por los datos indicados en el fichero.

Por último, en el apartado Diario contable, activa la casilla de verificación Sumas y saldos.

Antes de proceder con la importación, puedes acceder al botón Comprobar ficheros por si existen errores. Una vez comprobado, pulsa el botón Aceptar.

3. Comprobación de la importación

Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Impresión > grupo Libros > desplegable del icono Sumas y saldos > opción Sumas y Saldos o Saldos mensuales por cuenta.

En el ejemplo se ha utilizado la opción Saldos mensuales por cuenta para ver el contenido de la cuenta 43000001 con el detalle mensual.

Especifica los límites de la consulta y pulsa el icono Vista previa.

A continuación se muestran los saldos mensuales especificados en el fichero SAL.