En el programa puedes trabajar con una contabilidad analítica, donde asociarías las cuentas contables a cada centro/departamento/proyecto, para llevar su control y análisis.
Normalmente esta herramienta está enfocada a las cuentas de los grupos 6 y 7, que comprenden las compras/gastos y ventas/ingresos de la empresa. Aunque también podrías configurarla para el resto de los grupos contables.
Para trabajar con esta contabilidad analítica, tendrías que:
- Primero, crear y configurar la estructura departamental.
- Segundo, activar la utilización de los departamentos contables en contabilidad.
- Tercero, visualizar los resultados del análisis departamental por informes.
Crear y configurar la estructura departamental
La configuración de la estructura de los departamentos se realiza dentro de la solapa Analítica > grupo Contabilidad departamental > opción Estructura.
Puedes crear los departamentos contables de dos maneras:
- Manualmente
Para dar de alta cada departamento de forma manual, selecciona el icono Nuevo del grupo Mantenimiento.
Añade el nombre del departamento/centro/proyecto, indicando, si lo deseas, alguna breve descripción a nivel informativo, dentro del campo Observaciones.
Esta estructura cuenta con dos niveles. Es decir, que dentro de cada departamento, de forma opcional, puedes incluir a su vez varios subdepartamentos, según las características del centro/departamento/proyecto de cada usuario.
- Automáticamente
Si previamente dispones con alguna estructura departamental en otras empresas, puedes importarla y editarla posteriormente, para agilizar el proceso.
Esto lo puedes ejecutar desde el icono Importar estructura departamental desde el grupo Acciones.
Especifica la empresa de origen y el ejercicio para recoger esta información.
Una vez creada la estructura departamental, dirígete a la solapa Analítica > grupo Contabilidad departamental > icono Configuración.
Activa aquellos grupos de cuentas contables para enlazarlos con los departamentos contables. Por defecto figuran el grupo 6 y 7.
La forma de asociar los departamentos a cada asiento se realiza:
- Asignando un solo departamento en el apunte de cada asiento.
- Distribuyendo el apunte en varios departamentos.
Para ello tendrías que desmarcar o marcar, respectivamente, la casilla de verificación Permitir la distribución automática de importes, desde la introducción de asientos, en varios departamentos.
Este proceso te lo explicamos detenidamente en el siguiente apartado.
Introducir los datos en los distintos departamentos
La utilización de los departamentos contables se activa accediendo a la solapa Diario > grupo Útiles > desplegable del icono Configuraciones > opción Introducción de asientos.
Dentro del apartado Introducción de asientos, marca la casilla de verificación Utilizar los departamentos contables.
Posteriormente, para enlazar los departamentos a los apuntes, puedes hacerlo desde asientos nuevos o bien, previamente contabilizados.
- Introducción de asientos
Cuando se contabiliza un asiento desde Introducción de asientos, la aplicación mostrará la ventana de selección de departamento/s, al añadir la cuenta contable del grupo configurado en la estructura departamental.
Así, si está parametrizado que solo se pueda indicar un departamento a ese apunte, para automatizar la introducción de datos, dentro del plan contable puedes incluir el departamento en la ficha de la cuenta.
De esta manera, se mostrará por defecto.
Por otro lado, si deseas distribuir el apunte entre varios departamentos, podrías realizarlo indicando un porcentaje, un importe en concreto o distribuirlo proporcionalmente entre todos los departamentos existentes.
- Asientos previamente contabilizados
Si ya has contabilizado asientos y quieres empezar a trabajar con la contabilidad analítica, dirígete a la solapa Empresa > grupo Ficheros > icono P.G.C.
Busca la cuenta contable que deseas enlazar sus apuntes a los departamentos y pulsa sobre el icono Extracto.
Selecciona el apunte o los apuntes en cuestión, y accede al botón Asignar movimiento/s a departamento.
Visualizar los resultados del análisis departamental por informes
El programa cuenta una serie de informes, donde podrás imprimir todos los movimientos de un departamento o de todos, los mayores de las cuentas por departamentos, además de un Sumas y Saldos, Balance de Situación y Pérdidas y Ganancias por departamentos.
Esto se obtiene desde la solapa Impresión > grupo Informes > desplegable del icono Analítica.
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