F022 - ¿Cómo crear una entrada de mercancías?

El programa te permite la posibilidad de crear los albaranes de entradas de mercancías en tu almacén y también puedes consultar, modificar e imprimir estas entradas siempre que lo desees.

Para crear una entrada, dirígete a la solapa Comercial > grupo Compras > icono Entradas.

Una vez en el fichero de entradas, pulsa en el grupo Mantenimiento > icono Nueva.

En la ventana que te aparece, puedes introducir datos de cabecera y líneas del documento.

En el icono Detalles puedes encontrar los siguientes campos:

• Serie/Número: selecciona en este campo el número de serie (por omisión siempre será la serie 1). Indica el número de entrada o déjalo con valor 0 y el programa asigna de forma automática el número correlativo.

Recuerda que en el icono Configuración del fichero de entradas puedes cambiar los contadores en cada serie.

• Fecha: El programa toma de forma automática la fecha actual del sistema, pero puedes cambiarla de forma manual.
• Su Ref.: Este campo es opcional y puedes introducir un número de referencia que sirva para localizar el documento. Por ejemplo: número del pedido asignado por el proveedor, número de reserva, etc.
• Estado: Este dato cambia automáticamente, por omisión es “Pendiente” y al facturar dicha entrada, el programa lo cambia a “Facturada”.
• Proveedor: Introduce el código o el NIF para localizar al proveedor. También, puedes hacer clic sobre el botón Proveedor para acceder al fichero de tus proveedores o en el desplegable del botón para más opciones como crear un nuevo proveedor, ver su ficha etc. 

De igual forma, puedes usar la tecla de función F1 para acceder al fichero de tus proveedores y F2 crea un proveedor no habitual.

• Almacén: Selecciona el almacén en el que entra el material aumentando su stock.
• Albarán de entrada: introduce el número del albarán del proveedor. Este dato puede ser útil en la validación de documentos.
• Línea de artículo: Introduce el código del artículo o puedes utilizar las teclas de función F1 (Buscar artículo) o F2 (Búsqueda rápida) para localizar el artículo dentro del fichero.

También puedes omitir el código del artículo y escribir directamente en la descripción.

En los campos cantidad y precio tienes disponibles teclas de función que actúan en el cálculo. Por ejemplo, Control + F2 (Información de compra del articulo) F3 (Precios IVA incluido) F4 (Precios en contramoneda).

• Barra de herramientas flotante: Tendrás acceso rápido a las opciones habituales como insertar líneas, buscar artículo en el fichero, duplicar, consulta de consumos de artículos, consulta de stock de tallas y colores etc.

• Talla / Color: Si has activado el uso de tallas y colores y el artículo seleccionado tiene configuradas diferentes tallas y colores, el programa nos ofrece la posibilidad de indicar esta información en la línea de detalle. Pulsando la tecla F3, activará la introducción asistida de tallas y colores y desde aquí puedes indicar para cada talla y color las unidades de la entrada. El programa generará una línea de detalle para cada combinación de talla y color con sus unidades.
• Números de serie / lote: Si has activado el uso de serie/lote en la empresa, indica el/los números de serie / lote para cada línea de artículo.
• Bultos: Si previamente en la ficha del artículo has definido unidades por bulto, introduce aquí el número de bultos a comprar y el programa calcula de forma automática la cantidad del artículo.
• Formato de impresión: Puedes indicar aquí el formato en el que se imprima la línea de detalle, negrita, cursiva, subrayado o una combinación de estas características.
• Acumular sumatorio: Permite agrupar líneas del documento e imprimir un acumulado del importe neto de cada grupo. Por ejemplo, en un documento con líneas de diferentes partidas es posible obtener un subtotal impreso de cada una de ellas.

En el icono Totales se recogen los datos del pie del documento como:

• Totales: Importes Netos, Descuentos, Pronto pago, Bases, Cuota de IVA, etc.
• Forma de pago: Selecciona la forma de pago del documento.
• Observaciones: Puedes introducir dos renglones de observaciones para su posterior impresión en la entrada.
• Anticipos / Entregas a cuenta: Este botón puede generar un Anticipo/Entrega a cuenta a Proveedor y anotar en el campo Observaciones un texto indicativo.
• Gastos proporcionales: Puedes aplicar gastos proporcionales a las líneas alterando el precio de compra o puedes hacerlo sin variar el precio de estas. Por ejemplo, si quieres imputar el gasto de transporte sobre el precio de costo del producto, puedes indicarlo aquí.

En Otros datos puedes añadir información adicional a la entrada como comentarios, información de la agencia de transporte o comprobar si la entrada ha sido entregada en un envío RETO.

A través del icono Validar, puedes recoger las líneas de un pedido de proveedor para convertirlo en entrada.

En el icono Configuración, puedes configurar los campos que se solicitarán en la introducción de entradas, es decir, al insertar la línea y pulsar ENTER, el foco solo pasa en los campos indicados.

Además de estas, tienes otras configuraciones aplicables al documento tales como mostrar descuentos en las líneas de detalle, automatización de la gestión con serie/lote, lectura de códigos GS1-128, cantidad por omisión de documento etc.

De igual forma, en el desplegable del mismo icono Configuración, tienes la posibilidad de definir el permiso de acceso al documento:

• Sin restricciones: Cualquier usuario con acceso al fichero, puede abrir, modificar o imprimir el documento.
• Solo lectura: Cualquier usuario con acceso al fichero, puede abrir e imprimir el documento, pero no modificarlo.
• Privado: Solo los usuarios que conozcan la contraseña pueden modificar o imprimir el documento.
• Contraseña: Puedes definir una contraseña de acceso para el documento.

Una vez creada la entrada, pulsa el icono Guardar y cerrar para grabar el documento.