El programa permite la gestión de expedientes para poder visualizar el rendimiento de un grupo de documentos para tu empresa.
Para ello, accede a la solapa Administración > grupo Expedientes > desplegable del icono Expedientes > opción Expedientes.
Situado en el fichero de expedientes, pulsa en el icono Nuevo para crear.
A continuación, dispones de las distintas funciones y opciones para realizar expedientes:
- ¿Cómo registrar datos en el expediente?
- ¿Cómo incluir líneas a los expedientes?
- ¿Cómo importar líneas existentes en otros expedientes?
- ¿Cómo eliminar líneas del expediente?
- ¿Se puede facturar líneas del expediente?
- ¿Cómo vincular una carpeta del equipo o unidad red al expediente?
- ¿Cómo saber el rendimiento de un expediente?
¿Cómo registrar datos en el expediente?
Especifica los datos de tu expediente, el Código será indicado según los contadores automáticos, informa de la Referencia y Descripción.
Asigna el Tipo que debe estar configurado previamente, pulsa en el siguiente enlace para visualizar el proceso.
¿Cómo crear los tipos de expedientes?
A continuación, especifica el Estado en el que se encuentra, pulsa en el siguiente enlace para comprobar como definir los estados de tus expedientes.
¿Cómo configurar los estados para los expedientes?
Indica Cliente, Fecha de apertura, y una vez termines el expediente, especifica la fecha de finalización.
Desde el campo Observaciones puedes explicar el motivo o proceso por el que se realiza la gestión del expediente.
¿Cómo incluir líneas a los expedientes?
En el fichero del expediente, en el apartado Líneas del expediente pulsa el icono Nueva, mediante esta acción puedes asociar una Factura recibida, Gasto o Factura en cada línea que creada a tu expediente.
En la nueva ventana, especifica fecha de inicio, descripción y estado.
En el campo Asignada a puedes indicar a qué usuario del programa vinculas la línea del expediente.
Desde Documento asociado especifica en la lista desplegable si se trata de Factura recibida, Gasto o Factura.
A continuación, indica la serie y número del documento, en el caso de facturas o realiza búsqueda pulsando el botón Núm. Documento.
En el campo Facturación selecciona de la lista desplegable la opción necesaria.
¿Se puede vincular una línea del expediente con la finalización de otra línea anterior?
En la ventana de creación de la línea del expediente, una vez seleccionado el Estado, se habilita el botón Dependencias, púlsalo.
Mediante esta opción, permite vincular la línea del expediente que estás creando con otra ya creada, de la cual depende que esté terminada para que puedas finalizar la actual línea.
Activa la casilla de la dependencia seleccionada.
Una vez seleccionadas las líneas de las que depende, acepta.
Cuando intentas dar por finalizada una línea con dependencias que aún lo han concluido, el programa muestra el siguiente aviso.
¿Se puede añadir a la línea del expediente un artículo o servicio a facturar?
En la creación de la línea del expediente, dispones del campo Facturación, selecciona la opción Pendiente de facturar.
A continuación, se habilita para poder incluir un artículo o servicio a facturar.
Selecciona e incluye el artículo o servicio que necesites.
En caso de ser un suplido, activa la casilla de verificación.
¿Cómo añadir un coste a la línea?
En la creación de la línea del expediente, dispones del apartado Coste en el que puedes incluir el importe del coste provocado.
¿Cómo importar líneas existentes en otros expedientes?
Es posible incluir en el expediente actual, las líneas ya creadas en expedientes anteriores.
Selecciona el icono Importar líneas.
En la ventana que emerge, especifica el ejercicio en el que se encuentra el expediente y pulsando el botón Expediente localízalo.
A continuación, quedan importadas todas las líneas del expediente seleccionado en el actual, revisa y completa los datos de las líneas importadas.
¿Cómo eliminar líneas del expediente?
Situado en el fichero del expediente, en el apartado Líneas del expediente selecciona la que necesites suprimir, y pulsa el botón Eliminar.
El rendimiento del expediente queda recalculado automáticamente.
¿Se puede facturar líneas del expediente?
Situado en el expediente, selecciona el icono Facturar líneas.
El programa te solicita guardar el expediente y a continuación, emerge la ventana de nueva factura con todos los datos incorporados de las líneas de los expedientes que se encuentren pendiente de facturar.
Al finalizar la factura, las líneas del expediente quedan facturadas.
Si accedes a la línea del expediente, el campo Facturación queda modificado de forma automática a Facturada, y tendrás informada la factura en la que se encuentra.
¿Cómo vincular una carpeta del equipo o unidad red al expediente?
El programa permite asociar una carpeta ubicada en tu equipo o en la unidad red al expediente.
Situado dentro de la ficha del expediente, dispones del icono Carpeta, mediante el botón Examinar especifica la ubicación de la carpeta a vincular.
En el apartado Contenido de la carpeta puedes visualizar los archivos que contiene la ruta indicada, puedes utilizar los iconos para desplazarte entre ellos.
¿Cómo saber el rendimiento de un expediente?
En primer lugar, revisa la configuración establecida sobre el cálculo del rendimiento, para ello desde el fichero de expedientes, accede al icono Configuración.
En la nueva ventana, localiza el apartado Cálculos y configura según las necesidades de tu empresa.
Una vez configurado, recuerda cerrar el fichero de expedientes y volver a acceder para que se apliquen los cambios.
Accede al expediente, dispones de un totalizado de gastos e ingresos, así como del Rendimiento generado.
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