Para hacer este proceso, es necesario una copia de seguridad antes para evitar posibles pérdidas de datos, pudiendo realizarse desde esta misma opción de la aplicación.
Accede a la solapa Diario > grupo Útiles > desplegable del icono Herramientas > opción Cambio de formato de cuentas.
En la ventana Cambio de formato/niveles de cuentas, pulsa el enlace Acceso a Copia de Seguridad.
Asegúrate que la empresa y el ejercicio seleccionado son los correctos en la ventana Copia de seguridad, verifica en qué ruta vas a guardar la copia y cuál es el nombre del archivo de salida, por si hay necesidad de restaurarla.
Una vez realizada la copia de seguridad, en la ventana Cambio de formato/niveles de cuentas, especifica el nuevo formato desde el desplegable Número de dígitos máximo para las cuentas.
Por ejemplo, cambiar de 8 dígitos a 9 dígitos.
La columna Especifica los nuevos tamaños, hace referencia a los nuevos tamaños de las cuentas. Se mantienen los valores de los dígitos que no cambian, y se modifica el tamaño que tiene las cuentas, por el nuevo tamaño, indicando un 0 a aquellos tamaños que actualmente no existen.
En nuestro ejemplo, dejamos el valor desde el tamaño 1 al 7, pasamos el tamaño 8 a 9, y plasmamos un 0 en los tamaños 9 y 10.
Mientras que la columna Especifica las nuevas posiciones, corresponde a las posiciones de las nuevas cuentas. Depende del lugar donde quieras introducir los cambios se modifican los valores de las posiciones.
En nuestro ejemplo, si queremos que el dígito se incluya en la posición 6, dejamos el valor desde la posición 1 al 5, pasamos la posición 6 a 7, la 7 a 8, la 8 a 9, y plasmamos un 0 en las posiciones 9 y 10.
En cuanto a las posiciones, por regla general, se incluyen en el dígito posterior a las cuentas oficiales, pero si la empresa tiene pocos dígitos puede realizarlo entre el cuarto y quinto dígito para no alterar el orden de las cuentas de clientes y proveedores. Además, debes tener en cuenta que hay cuentas oficiales a cuatro dígitos, al modificarlas, tienes que comprobarlas y configurarlas correctamente.
Para guardar los cambios, pulsa sobre el botón Aceptar.
En la ventana Precaución, pulsa el botón Sí. Después del proceso terminado, verifica que tanto en las cuentas, fichas de clientes y proveedores, y diario se ha modificado correctamente.
El ejemplo se ha realizado con un aumento de dígitos, para disminuir el proceso es similar. En esta ocasión, comprueba primero que la posición que desaparece no tenga ninguna cuenta con valor distinto de 0, ya que podría afectar a todo el plan de cuentas.
Por ejemplo, cambiar de 9 dígitos a 8 dígitos, siendo la posición 6 la que desaparece.
En este caso la columna Especifica los nuevos tamaños y la columna Especifica las nuevas posiciones tendrán los mismos valores.
En nuestro ejemplo, el tamaño y la posición 6 pasan a 0, la 7 a 6, la 8 a 7, la 9 a 8 y la 10 a 0 ya que no existe actualmente.
Otra opción sería modificar el número de separadores de nivel, ten en cuenta que nuestra aplicación, y para que los balances salgan correctos, necesita un nivel mínimo de dos separadores, entre la tercera y cuarta posición y entre la cuarta y la quinta.
Para aumentar o disminuir separadores, mantén el formato de cuentas, y marca o desmarca la posición que necesites.
En las columnas de tamaños y posiciones, pon a 0 aquellos tamaños y posiciones que actualmente no existen, manteniendo el resto.
Por ejemplo, cambiar de añadir un separador en la segunda posición. En este caso, mantenemos los 8 primeros valores de las dos columnas y el 9 y 10 lo pasamos a 0, y marcamos la casilla de verificación situada entre el segundo y tercer dígito.
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