Tabla de contenido
- Albarán de un pedido de cliente del ejercicio anterior
- Duplicar un presupuesto del ejercicio anterior
- Facturar una entrada del ejercicio anterior
- Registrar una entrada de un pedido de proveedor de un ejercicio anterior
- Registrar una compra en el ejercicio anterior
- Registrar una venta en el ejercicio anterior
- Facturar un albarán del ejercicio anterior
- Comprobar el ejercicio activo en la creación de un documento
- Rectificar una factura del año anterior
- Ver pedidos pendientes del ejercicio anterior
- Ver albaranes pendientes de cobro del ejercicio anterior
- Ver el pendiente de cobro de ambos ejercicios
- Ver todos los documentos de un cliente de ambos ejercicios
- Cobrar una factura del ejercicio anterior
- Pagar una factura del ejercicio anterior
- Cobrar una remesa del año anterior
- Consultar un cobro de un documento del año anterior
- Aplicar un anticipo en el cobro de una factura del año anterior
- Incluir en una remesa una factura del ejercicio anterior
- Crear una remesa con facturas del año anterior
Apertura de ejercicio
¿Cómo realizar la apertura?
Puedes realizar la apertura desde el menú Archivo > opción Información > icono Apertura de ejercicio.
En la ventana del asistente deberás elegir los parámetros de apertura siguientes:
Consolidar inventario
Tienes 3 opciones de inventario en la apertura (la tercera es la más habitual):
- No consolidar: No se crea ninguna consolidación. Partirás con el stock de 0 en el nuevo ejercicio.
- Solo artículos con stock: En este caso solo se crea una consolidación de los artículos que tienen stock (positivo o negativo).
- Todos los artículos: Se crea consolidación de todos los artículos sea cual sea su stock.
En el caso de que trabajes con trazabilidad de productos (Serie / lote), las consolidaciones incluirán las series y lotes.
Contadores
Si activamos esta casilla los contadores de los documentos en el nuevo ejercicio empezarán a 0.
Obras (solo si tienes activo el módulo de control de obras):
En este desplegable, puedes seleccionar el estado de aquellas obras que no quieras traspasar al nuevo ejercicio.
Partes de reparaciones (solo si tienes activo el módulo de partes de reparaciones):
En este desplegable, puedes seleccionar el estado de aquellos partes que no quieras traspasar al nuevo ejercicio.
¿Cuándo realizar la apertura?
Lo habitual es pensar en realizar la apertura el día 1 de enero. Sin embargo, puedes realizar la apertura antes. En este caso siempre podrás regularizar el stock en el nuevo ejercicio si cambiaras algo en el antiguo.
Cuando se realiza la apertura, los ficheros maestros del programa (clientes, proveedores, artículos, etc.) son copiados en el nuevo ejercicio.
Si realizas la apertura antes de finalizar el ejercicio actual, puedes continuar creando documentos tanto en el ejercicio nuevo como en el anterior. En caso de que el stock se vea modificado en el año anterior siempre podrás trasladar dicho stock al año nuevo con la opción Reiniciar y cargar, de esta forma tus existencias iniciales serán las mismas con las que terminaste el año anterior.
Situaciones tras la apertura
Ficheros maestros
Cliente o proveedor modificado o nuevo
Al crear o modificar una ficha del cliente o proveedor, FACTUSOL te va a preguntar si deseas reflejar los cambios en el nuevo ejercicio.
Artículo modificado o nuevo
Al crear o modificar una ficha de un artículo, recuerda que los cambios no se copiarán en el nuevo año.
Tendrás que realizar los cambios en el nuevo ejercicio, si te fuera necesario.
Documentos
Albarán de un pedido de cliente del ejercicio anterior
Desde el ejercicio nuevo, crea un albarán, indica el cliente y a continuación, accede al icono Validar.
En la nueva ventana, selecciona el ejercicio donde se encuentra el documento origen (ejercicio anterior) y el tipo de documento (pedido de cliente).
A continuación, selecciona el pedido y pulsa Validar.
Al realizarlo de esta forma, las líneas del albarán mantienen la trazabilidad con el documento original.
Duplicar un presupuesto del ejercicio anterior
Desde el ejercicio anterior, dirígete al fichero de Presupuestos, selecciona el documento en la rejilla de datos, pulsa en el desplegable del icono Duplicar y selecciona la opción Duplicar el presupuesto a un ejercicio diferente. A continuación, selecciona el ejercicio destino.
Facturar una entrada del ejercicio anterior
Desde el ejercicio nuevo, dirígete al fichero de Facturas recibidas, accede al icono Nuevo, indica el proveedor y a continuación, accede al icono Validar.
En la nueva ventana, selecciona el ejercicio donde se encuentra el documento origen, el tipo de documento.
A Continuación, selecciona la entrada y pulsa Validar.
Al realizarlo de esta forma, las líneas mantienen la trazabilidad con el documento original.
Registrar una entrada de un pedido de proveedor de un ejercicio anterior
Desde el ejercicio actual, dirígete al fichero de Entradas, accede al icono Nuevo, indica el proveedor y a continuación, accede al icono Validar.
En la nueva ventana, selecciona el ejercicio donde se encuentra el documento origen, el tipo de documento.
A continuación, selecciona el pedido de proveedor y pulsa en Validar.
Al realizarlo de esta forma, las líneas mantienen la trazabilidad con el documento original.
Registrar una compra en el ejercicio anterior
Crea la entrada o la factura recibida accediendo previamente al ejercicio anterior.
Al crear una entrada o factura recibida en el ejercicio anterior, deberás actualizar el stock en el año nuevo para que las existencias iniciales de este año sean las correctas.
Realiza una copia de seguridad y dirígete a la solapa Almacén > grupo Inventario > icono Consolidación de inventario.
En la nueva ventana accede al icono Reiniciar y cargar.
Una vez finalizado el proceso, realiza una Regeneración de stock en el ejercicio nuevo.
Registrar una venta en el ejercicio anterior
Crea el albarán o factura de venta, accediendo al ejercicio anterior.
Al crear un albarán o factura en el ejercicio anterior, deberás de actualizar el stock en el año nuevo, para que las existencias iniciales de este año sean las correctas.
Realiza una copia de seguridad y dirígete a la solapa Almacén > grupo Inventario > icono Consolidación de inventario.
En la nueva ventana accede al icono Reiniciar y cargar.
Una vez finalizado el proceso, realiza una Regeneración de stock en el ejercicio nuevo.
Facturar un albarán del ejercicio anterior
Desde el ejercicio nuevo, dirígete al fichero de Facturas, accede al icono Nuevo, indica el cliente y a continuación, accede al icono Validar.
En la nueva ventana, selecciona el ejercicio donde se encuentra el documento origen, el tipo de documento.
A continuación, selecciona el albarán, la información a validar y pulsa en Validar.
Al realizarlo de esta forma, las líneas mantienen la trazabilidad con el documento original.
Comprobar el ejercicio activo en la creación de un documento
Indistintamente del ejercicio en el que te encuentres, al crear un documento puedes saber si te encuentras en el ejercicio actual por el color de la cabecera del documento. Esto ocurrirá cuando la fecha del documento no pertenezca al ejercicio activo.
Rectificar una factura del año anterior
Crea una factura en el nuevo ejercicio.
Desde la nueva factura, dirígete al icono Totales.
A continuación, localiza Documento rectificado, indica el documento y el ejercicio al que pertenece.
Ver pedidos pendientes del ejercicio anterior
Desde el ejercicio anterior, dirígete al fichero de Pedidos de clientes.
A continuación, localiza el apartado Estados y marca únicamente la casilla Pendientes.
Ver albaranes pendientes de cobro del ejercicio anterior
Dirígete a la solapa Administración > grupo Cobros > desplegable del icono Cobros > desplegable de la opción Albaranes > opción Albaranes.
En la nueva ventana, localiza el desplegable Ver cobros del ejercicio y selecciona el año que quieras consultar. Recuerda, tener seleccionado Ver pendientes, en el apartado Estado.
Desde esta ventana puedes gestionar el cobro accediendo al apunte deseado.
Ver el pendiente de cobro de ambos ejercicios
Dirígete a la solapa Impresión > grupo Administración > desplegable del icono Cobros > desplegable de la opción Cobros > opción Estado de cobros de clientes.
En la nueva ventana, localiza el apartado Opciones y desmarca la casilla Imprimir el informe resumido para ver el detalle del pendiente por documentos.
En el apartado Intervalos, selecciona en los desplegables de Ejercicios la profundidad del informe.
Ver todos los documentos de un cliente de ambos ejercicios
Puedes ver los documentos desde la ficha del cliente, dirigiéndote a la solapa Documentos.
A continuación, selecciona el tipo de documento y la profundidad de la consulta.
Cobros y pagos
Cobrar una factura del ejercicio anterior
Dirígete a la solapa Administración > grupo Cobros > desplegable del icono Cobros > opción Facturas.
En la nueva ventana, localiza el desplegable Ver cobros del ejercicio y selecciona el año que quieras consultar. Recuerda, tener seleccionado Ver pendientes, en el apartado Estado.
Pulsa sobre la línea de la que quieras realizar el cobro y en la nueva venta pulsa Nuevo.
El cobro resultante queda grabado en el ejercicio donde se encuentre el documento
Pagar una factura del ejercicio anterior
Dirígete a la solapa Administración > grupo Cobros > icono Pagos.
En la nueva ventana, localiza el desplegable Ver pagos del ejercicio y selecciona el año que quieras consultar. Recuerda, tener seleccionado Ver pendientes, en el apartado Estado.
Pulsa sobre el apunte del que quieras realizar el pago y en la nueva venta pulsa Nuevo.
El cobro resultante queda grabado en el ejercicio del documento
Cobrar una remesa del año anterior
Dirígete al ejercicio donde se encuentre la remesa. Accede a la solapa Administración > grupo Cobros > icono Remesa.
En la nueva ventana, selecciona la remesa y pulsa en el icono Cobrar.
Consultar un cobro de un documento del año anterior
Desde la ficha del cliente, dirígete al icono Consultas > opción Estados de cobros.
En la nueva ventana, localiza los desplegables Ejercicio inicial y Ejercicio final para acotar tu consulta. A continuación, pulsa Proceder.
Puedes también dirigirte a la solapa Administración > icono desplegable Cobros, y seleccionar el tipo de documento: factura, albarán o recibo.
Aplicar un anticipo en el cobro de una factura del año anterior
Desde la ventana de cobro, pulsa en tu teclado F3.
En la nueva ventana, localiza el anticipo y pulsa en Aplicar selección.
A continuación, pulsa Aceptar.
Has de saber que situados en el ejercicio actual, a la hora de aplicar un anticipo en el cobro del documento y este quede como aplicado, se actualizará de igual forma en el ejercicio anterior y viceversa.
Remesas
Incluir en una remesa una factura del ejercicio anterior
Desde una remesa ya creada, pulsa en el botón Nueva.
En la nueva ventana, indica el cliente y pulsa en el botón F.
A continuación, indica el Ejercicio origen y el N.º de factura.
Crear una remesa con facturas del año anterior
Al generar una remesa, debes estimar el número de documentos del ejercicio anterior que va a contener. Si vamos a incluir muchos registros del año anterior, valora el generar la remesa en el ejercicio anterior aun cuando la remesa vaya a tener fecha del nuevo ejercicio.
Stock
Actualizar stock con la información del ejercicio anterior
Para actualizar la consolidación inicial de año con la información de stock del ejercicio anterior, en primer lugar, realiza una copia de seguridad.
A continuación, dirígete a la solapa Almacén > grupo Inventario > icono Consolidación de inventario. En la nueva ventana, accede al icono Reiniciar y cargar.
Debes recordar que este proceso vuelve a generar las consolidaciones con fecha 1 de enero con la información del año anterior y cualquier otra consolidación que pudiera existir en el nuevo ejercicio es eliminada.
Una vez finalizado el proceso, dirígete a la solapa Almacén > grupo Existencias > icono Regeneración de stock.
Corregir stock en el nuevo ejercicio
Para corregir manualmente una consolidación en el nuevo ejercicio, dirígete a la solapa Almacén > grupo Inventario > icono Consolidación de inventario.
Localiza la consolidación que quieres modificar y pulsa Modificar.
Modifica el valor del campo Unidades contadas y pulsa Aceptar.
Partes de reparación
Consultar los partes del año anterior
Los partes de reparación se copian en el nuevo ejercicio en su totalidad, con lo cual, puedes consultar el parte desde el ejercicio en el que te encuentres.
Facturar un parte del ejercicio anterior
Desde el fichero de partes de reparación, selecciona el parte a facturar y pulsa en el icono Facturar.
A continuación, especifica los datos de la nueva factura y pulsa Aceptar.
Una vez realizado el proceso, accede al fichero de partes en el nuevo ejercicio.
Aquí tendrás que cambiar el estado del parte de forma manual para equipararlo con el ejercicio
anterior.
Obras
Facturar una obra del ejercicio anterior
El archivo de obras se copia al nuevo ejercicio por lo tanto debes situarte en el ejercicio donde quieras realizar la factura. En este caso en el ejercicio anterior.
Desde el fichero de obras, selecciona la obra a facturar y pulsa en el icono Facturar obra.
En la nueva ventana, especifica los datos de la obra a facturar e indica las condiciones de la factura.
Ten en cuenta cambiar el estado de la obra de forma manual en el nuevo ejercicio para equipararlo con el ejercicio anterior.
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