La aplicación permite realizar la importación asistida del Libro de Facturas Recibidas desde un archivo Excel / Calc. Este proceso facilita la importación de los ficheros más importantes para trabajar correctamente con tu contabilidad en TS Contasol.
Es recomendable antes de efectuar este proceso, hacer una copia de seguridad. Si no conoces como realizar la copia, accede al siguiente enlace.
Este proceso consta de tres pasos:
1. Creación del fichero en tu software
2. Importación del fichero y adaptación al formato
3. Creación de plantillas de importación
4. Comprobación de la importación
1. Creación | Adaptación de la hoja de cálculo
Puedes adaptar tu archivo en formato XLSX o ODS que generes con tu programa a la estructura que necesitas para hacer la importación en TS Contasol.
Primero, crea el archivo en tu software con la información de los asientos contables que quieres importar.
La correspondencia de esos campos se realizará con la siguiente tabla.
2. Importación del fichero y adaptación al formato
Dirígete a la solapa Utilidades > grupo Importaciones > desplegable del icono Asistente de importación > opción .XLSX / .XLS (utilizando Microsoft Office Excel®).
Se muestra la ventana Actualización de ficheros desde Microsoft Office Excel®. En primer lugar, selecciona en el campo desplegable el fichero a actualizar.
En este caso, escogemos la opción Facturas recibida/Gastos para importar el diario de movimientos.
A continuación, pulsa en el botón Examinar... para seleccionar el fichero.
En la ventana Seleccionar archivo, elige el archivo que en este ejemplo se llama Libro Facturas recibidas asistente. El archivo puede tener el nombre que quieras.
Una vez seleccionado el fichero se muestra la ruta donde se encuentra en el campo Archivo.
En la columna ASIGNAR AL CAMPO elige la columna que se corresponde con la columna COLUMNA.
Por ejemplo, en la fila Tipo de movimiento, haz doble clic en la fila dentro de la columna ASIGNAR AL CAMPO en el desplegable. Elige la columna de tu archivo que se corresponde con el campo Tipo de movimiento que en nuestro caso sería Tipo de movimiento.
El color de cada fila indica el nivel de obligatoriedad de la información que debe cumplimentarse.
En este caso, los campos Tipos de movimiento y Código de registro son de carácter obligatorio.
Los campos relevantes, aunque no son obligatorios, es altamente recomendable completarlos para aportar un mayor nivel de detalle y facilitar el tratamiento de la información.
El resto de los campos son opcionales y podrán cumplimentarse cuando se considere necesario.
Una vez, cumplimentada la información pulsa en el botón Aceptar.
En este ejemplo hemos configurado la correspondencia de las columnas de mi Excel con la necesaria para realizar la importación.
Correspondencia de Campos
| Columna Excel | → | Campo en Sistema |
|---|---|---|
| Tipo de movimiento | → | Tipo de movimiento |
| Código de registro | → | Código |
| Actividad | → | Actividad |
| Tipo de compra o gasto | → | Tipo de compra o gasto |
| Fecha del registro | → | Fecha |
| Fecha de factura | → | Fecha de expedición de la factura |
| Fecha registro operación | → | Fecha de operación de la factura |
| Código de proveedor | → | Proveedor |
❗Información del traspaso
Pulsa el enlace Descargar documentación técnica sobre la importación, para ver la estructura y características necesarias.
Entre los requisitos se encuentran los siguientes:
- Si no quieres indicar el dato de alguna columna, déjala en blanco, excepto la columnas Tipo de movimiento y Código de registro, que son unos campos índices obligatorios.
- Ten en cuenta que la columna Tamaño hace referencia a la cantidad de caracteres que debe tener el campo como máximo.
- Entre filas no debe de existir ninguna fila vacía.
- La columna Tipo puede estar definida de la siguiente manera:
- A: Alfanumérico (p. ej: Curso de administración)
- N: Numérico entero (p. ej: 100)
- ND: Numérico con dos decimales como máximo (p. ej: 100,25)
- Fecha: debe tener este formato DD/MM/AAAA (p. ej: 01/01/2000)
3. Creación de plantillas de importación
Una vez realizada la correspondencia de campos, puedes guardar la configuración para reutilizarla en futuras importaciones.
Para ello, introduce un nombre para la plantilla y pulsa el botón Guardar.
Posteriormente, al acceder de nuevo a la ventana Actualización de ficheros desde Microsoft Office Excel®, selecciona el archivo que deseas importar. Si existe alguna plantilla asociada, esta aparecerá disponible en el desplegable correspondiente para que puedas seleccionarla.
Al elegir una plantilla, se cargarán automáticamente las correspondencias previamente configuradas. Si lo necesitas, podrás modificarlas y volver a guardar la plantilla con los cambios realizados o eliminarla.
4. Comprobación de la importación
Una vez realizada la importación, comprueba el resultado en tu empresa. Para ello, dirígete a la solapa Libros/Módulos > grupo Libros > desplegable del icono Facturas Recibidas > opción Facturas Recibidas.
Recuerda que si durante la importación tenías la rejilla de datos Libro de facturas recibidas abierta, cierra y vuelve a abrir el fichero para que se muestren los cambios.
Comprueba que se muestran los asientos contenidos en el fichero importado.
¡Estamos trabajando en ello!
Por el momento, encontrarás disponible la guía de ayuda para uno de los cuatro tipos de importación de ficheros.
Aunque todavía estamos preparando la documentación del resto, el funcionamiento es muy similar en todos ellos, por lo que esta guía te servirá como referencia para realizar las demás importaciones.
Muy pronto iremos incorporando las ayudas específicas para cada tipo de fichero, con ejemplos e indicaciones adaptadas a cada uno.
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