CR031 - Los Planes de trabajo

Gestiona el progreso de tus proyectos

El módulo Planes de trabajo tiene como objetivo la gestión del progreso de tus proyectos, controlando las distintas fases de avance y asignación de Acciones comerciales.

Plan de trabajo es una agregación de acciones comerciales agrupadas en diferentes modos de visualización, en la que cada usuario tiene una vista general de las acciones programadas para sí mismo o para sus agentes (según organigrama), con la posibilidad de crear, modificar, reasignar o reprogramar acciones comerciales rápidamente. 

Una Acción comercial asignada a un Plan de trabajo se diferencia de las estándar por la posibilidad de tener varios estados de avance definidos en cada plan. Estos estados o fases de avance que configures en tu plan, se incluirán siempre entre los estados Por hacer y Hecho, que se crean por defecto.

Configuración de Planes de trabajo

Primero instala el complemento Planes de trabajo desde Configuración > Configuraciones.
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Una vez instalado, puedes hacer clic en el icono de configuración del complemento para acceder, o hacerlo desde Configuración > Configuraciones > Acciones comerciales > Planes de trabajo.

Por defecto, el sistema crea un Plan de trabajo que puede ser editado, independientemente de poder crear otros planes, según tus necesidades.

Desde el botón Nuevo puedes crear el plan que necesites. 

En primer lugar, indica el nombre del plan en el campo Título, es posible utilizar una de las plantillas predefinidas en CRM que posteriormente, podrás personalizarla a tu gestión.

En su Ficha Completa es posible:

• Activar o desactivar este plan, de esta forma es posible ocultar el plan desde el menú de acceso, almacenando sus datos.
• Asignar un color y un ícono a este proyecto, para distinguirlo de otros
• Crear una descripción con la explicación del objetivo del plan y sus fases.
• Definir el propietario y los miembros del plan de trabajo. El propietario será quien gestione el Plan de Trabajo. Los miembros son los colaboradores que participan activamente en el plan. Un plan de trabajo será accesible para todos los miembros del equipo y toda la cadena jerárquica.

Si un agente es parte de los miembros de un plan, este será visible para el agente pero también para todos sus administradores del organigrama. No obstante, en la asignación de las Acciones comerciales se podrá seleccionar únicamente a los miembros activos del plan.
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Al crear las distintas Fases o Estados del Plan de Trabajo, puedes personalizar color y orden de visualización.

También es posible asignar un estado a un miembro específico. De esta forma, cuando una acción comercial entra en ese estado, automáticamente se le asignará dicho miembro.

​Una vez creado y personalizado tu plan, puedes empezar a utilizarlo.

Uso de planes de trabajo

Puedes visualizar el Plan de Trabajo que has creado desde el menú principal en Planes de Trabajo.

Puedes observar distintos paneles con las diversas funciones para la tarea que estás viendo:
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• Visión General: Te proporciona una visión general del proyecto, la lista de integrantes con la carga relativa de acciones asignadas, la descripción del proyecto y todos los pasos de avance de las acciones del plan.
• Kanban: La vista principal, donde puedes gestionar el progreso de las acciones comerciales, simplemente arrastrando la acción a la columna de estado correspondiente.

Desde aquí, puedes reasignar rápidamente una acción haciendo clic en el icono de usuario (en la esquina inferior derecha de la tarjeta) o reprogramarla a través del icono de calendario (en la esquina inferior izquierda).

También es posible crear acciones pendientes, no vinculadas a un dato personal (empresa, cliente) y sin un horario usando el botón + en la columna Por hacer.

• Lista: Todas las acciones comerciales del plan agrupadas en forma tabular, útil para realizar búsquedas avanzadas, actualizaciones masivas, filtros particulares y exportación de datos.
• Recursos: puedes ver y reasignar tareas a los miembros del equipo mediante una estructura gráfica que combina el calendario de columnas mensual con los miembros del equipo.
• Mensajes: donde los miembros del equipo pueden intercambiar mensajes e información.
• Dashboard: resumen de gráficos en los que visualizar el progreso y estado de uso del Plan.
• Documentos: Es posible adjuntar o asociar los archivos del Archivo interno de TS CRM directamente al Plan de trabajo. Este apartado también mostrará todos los documentos vinculados a las acciones pertenecientes al Plan.

Desde cada tarjeta de gestión de tareas es posible acceder al detalle de la Acción comercial, que se abrirá en una ficha modo lateral.
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Durante la instalación del módulo Planes de trabajo, los ficheros de acciones comerciales y oportunidades se ampliarán con un nuevo campo, llamado Plan de trabajo para conectar estos elementos a un Plan.

Cuando una oportunidad está asociada a un plan de trabajo, puedes observar en el apartado Seguridad una opción adicional con el nombre del plan de trabajo, en la que estará la máscara de visualización Kanban pero solo con las acciones dentro de esta oportunidad.

Un ejemplo practico:

Planificar unas fases concretas a seguir, en el servicio posventa de tu empresa.

Al crear el plan de trabajo, podrías definir por ejemplo, estas fases:

Según el estado de la asistencia posventa con cada cliente, situar la acción en la fase correspondiente, para visualizar el momento en el que se encuentra cada asistencia.

¿Es posible automatizar la creación de acciones comerciales dentro de un Plan de trabajo?

Por supuesto. en este caso los flujos entran en el proceso. Es posible crear un automatismo que cree las acciones comerciales e insertarlas dentro de los planes de trabajo.
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Por ejemplo, puedes crear un flujo que, al crear una oportunidad, si la oportunidad está vinculada a un determinado plan de trabajo, realice una serie de operaciones de creación de acciones comerciales, obviamente vinculándolas a la oportunidad y, en consecuencia, al plan.

¿Es posible asignar un plan a un registro en lugar de una oportunidad?

No, por una sencilla razón, ligada a la posible repetición o superposición de varias órdenes de trabajo.

Supón el escenario de la empresa de marketing que te encarga el desarrollo de un sitio web, posicionamiento SEO y una campaña de publicidad a través de Redes Sociales.

En CRM has creado varios planes de trabajo, cada uno para la gestión de tu negocio, por tanto con distintos estados de tramitación.

Una situación de este tipo no sería manejable porque es necesario asignar múltiples planes de trabajo al registro, encontrándose con conflictos en el progreso.
Puede ocurrir también que tu cliente, en un año, te encargue otra campaña de publicidad en Redes Sociales. No podrías realizarlo.
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Es para solucionar estos casos que CRM te hace asociar el plan de trabajo con la oportunidad. Al crear una oportunidad para cada proyecto encargado, queda asociado al cliente.
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Solo tienes que probarlo, ¡buen trabajo!