G045 - Reembolsos kilométricos

Introduce un reembolso de kilométrico

Para introducir un Reembolso de kilometraje, ve al apartado Gastos y Viajes del menú lateral izquierdo.

Dentro del apartado, haz clic en la parte superior derecha en + Nuevo y selecciona Nuevo reembolso kilométrico.

• El nombre del Trabajador, seleccionándolo entre los trabajadores creados previamente en el programa

• El Vehículo, que puedes seleccionarlo entre los vehículos creados previamente para el mismo trabajador o creados nuevos

• La Fecha

• La posición de salida

• La posición de llegada

• Indicación de si es de ida o vuelta, haciendo clic en la casilla correspondiente

Al escribir la posición de salida y la posición de llegada, el sistema propondrá automáticamente las ubicaciones en función de la información proporcionada por la integración con Google Maps.

La Distancia (km) y el coste son datos que se rellenan automáticamente, pero es posible modificarlos manualmente.

En la parte inferior puedes adjuntar un archivo, arrastrándolo al cuadro o haciendo clic en él y seleccionándolo desde tu equipo.

El peso máximo por documento es de 10 MB.

En caso de una conexión lenta, recomendamos dividir el archivo en varias partes y proceder con la subida.

El nombre de los archivos adjuntos se cambia a "Gasto - Apellido Nombre - Fecha". Para evitar que esto suceda, debes cargar un archivo ZIP. Esto solo cambiará el nombre de la carpeta comprimida, manteniendo el nombre de los archivos que contiene sin cambios.

En el cuadro Descripción, introduce cualquier información adicional sobre el reembolso.

A continuación, selecciona el viaje asociado en el menú desplegable correspondiente o crea un nuevo viaje si fuese necesario.

Después de introducir los datos, haz clic en Guardar o Guardar y crea nuevo.

La fecha del reembolso de kilometraje no puede ser posterior a la fecha del viaje.

En el apartado Gastos y Viajes encontrarás un resumen de los reembolsos de kilometraje creados, con:

● Descripción del gasto

● Fecha del gasto

● El viaje asociado, si lo hubiese

● El Trabajador a quien se refiere el gasto

● El Estado del gasto (Por aprobar, Aprobado, Rechazado )

● El coste reembolsable de los gastos

Puedes optar por ver los reembolsos de kilometraje por estado de aprobación: Todas, Aprobadas, Por aprobar, Rechazadas.

También puedes buscar reembolsos de kilometraje por descripción, nombre del viaje, trabajador y coste.

Asociar uno o más gastos Kilométricos a un viaje

Desde la pantalla de resumen de gastos, puedes seleccionar uno o más reembolsos de kilometraje para vincularlos directamente a un viaje.

Para ello, selecciona los reembolsos de kilometraje correspondientes y haz clic en Asociar viaje.

En la ventana que se abre, selecciona el viaje correspondiente creado previamente y haz clic en Asociar.

Por otro lado, para desvincular los reembolsos de kilometraje seleccionados de los respectivos viajes, selecciónalos y en la ventana que se abre, haz clic en Eliminar del viaje.

Modificar/Duplicar/Eliminar un Reembolso de Kilométrico

Al hacer clic en los tres puntos correspondientes al reembolso de kilometraje en cuestión, puedes:

• Descargar cualquier archivo adjunto relacionado con el reembolso de kilometraje

• Duplicar el reembolso de kilometraje

• Modificar el reembolso de kilometraje

• Cancelar el reembolso de kilometraje

También, puedes seleccionar la opción Ver correspondiente al reembolso de kilometraje en cuestión y pulsar sobre el botón Modificar - Duplicar - Eliminar según el proceso a realizar.