G044 - Crear una nota de gastos

Crea una nota de gastos

Para introducir una nota de gastos, ve al apartado Gastos y viajes del menú lateral izquierdo.

Dentro del apartado, haz clic en la parte superior derecha en el botón + Nuevo y selecciona Nuevo nota de gastos.

En la pantalla que emerge en la parte derecha, indica:

• El nombre del Trabajador, seleccionándolo entre los trabajadores ya creados

• Fecha del gasto

• La Categoría, eligiendo entre las opciones del desplegable (no se pueden crear nuevas categorías)

• Una Descripción del gasto

• El Gasto realizado

• El Gasto Reembolsable de la compra (puede no coincidir con el coste total de la compra)

En la parte inferior puedes adjuntar un archivo, arrastrándolo al cuadro o haciendo clic en él y seleccionándolo desde tu equipo.

El peso máximo de un documento adjunto es de 10 MB.

En caso de una conexión lenta, recomendamos dividir el archivo en varias partes y proceder a adjuntarlo.

El nombre de los archivos adjuntos se cambia a "Gasto - Apellido Nombre - Fecha ". Para evitar que esto suceda, debes adjuntar un archivo ZIP. Esto solo cambiará el nombre de la carpeta comprimida, manteniendo el nombre de los archivos que contiene sin cambios.

Luego selecciona el viaje asociado, seleccionándolo del menú desplegable entre los viajes ya creados o crea un nuevo viaje.

Después de introducir los datos, haz clic en Guardar o Guardar y crea nuevo.

La fecha del gasto no puede ser posterior a la fecha de viaje.

En el apartado Gastos y Viajes encontrarás un resumen de las notas de gastos creadas ​​con:

• Descripción del gasto

• Fecha del gasto

• El viaje asociado

• El Trabajador a quien se refiere el gasto

• El Estado del gasto (Por aprobar, Aprobado, Rechazado)

• El coste reembolsable de los gastos

Puedes optar por visualizar los gastos por estado de aprobación: Todo, Aprobados, Por aprobar, Rechazado.

También puedes buscar gastos por descripción, por nombre del viaje, trabajador y coste.

Asociar/Desasociar una o más Notas de Gastos a un viaje

Desde la pantalla de resumen de gastos, puedes seleccionar uno o más notas de gastos para vincularlas directamente a un viaje o para desvincularlos masivamente de uno o más viajes.

Para asociar varios gastos a un viaje, seleccione los gastos que desees asociar y haz clic en Asociar viaje.

En la ventana que se abre, selecciona el viaje correspondiente, creado previamente y haz clic en Asociar.

Para desvincular los gastos seleccionados de los viajes, selecciónalos y, en la ventana que se abre, haz clic en Eliminar del viaje.

Modificar/Duplicar/Eliminar una Nota de Gastos

Al hacer clic en los tres puntos correspondientes al gasto, puedes:

• Descargar cualquier archivo adjunto relacionado con la nota de gastos

• Duplicar la nota de gastos

• Modificar la nota de gastos

• Eliminar la nota de gastos.

También puedes seleccionar la opción Ver correspondiente al gasto y hacer clic en el botón Modificar - Duplicar - Eliminar según el proceso que desees realizar.