GE032 - Subida masiva del certificado de retenciones

Puedes subir los archivos de certificado de retenciones de los trabajadores (en formato PDF o ZIP) de forma masiva y con reconocimiento automático.

Una vez confirmados, encontrarás los certificados de retenciones subidos a través del reconocimiento automático en la solapa Documentos de la ficha de cada trabajador.

Sube el archivo con los Certificados de retenciones

Para subir el archivo que contiene los certificados de retenciones, ve al apartado Nóminas del menú lateral.

En la parte superior derecha, haz clic en el botón + Subir nóminas y certificado de retenciones y selecciona la opción Subir PDF con reconocimiento automático.

Puedes subir el archivo completo sin dividirlo para un solo trabajador. Para evitar encontrar errores durante la subida de los datos, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Los formatos aceptados son ZIP y PDF original: no se pueden añadir escaneados

• El archivo no debe tener contraseña. No se recomienda el uso de programas de eliminación de contraseñas, ya que podrían hacer ilegible el archivo

• El archivo debe tener un máximo de 100 páginas, y el peso máximo permitido es de 10 MB. Si el archivo supera estos límites, debes dividirlo para subirlo correctamente.

Para importar el archivo, arrástralo a la zona Arrastra aquí los archivos o haz clic en selecciona un archivo y selecciónalo desde el dispositivo.

Una vez que se ha subido el archivo, puedes verificar inmediatamente si tiene la extensión admitida para la lectura automática.

Si no es compatible, encontrarás el símbolo de peligro y debes introducir el archivo manualmente desde la solapa Documentos de la ficha del trabajador.

Al hacer clic en Ver archivo, puedes obtener una vista previa del archivo subido.

Para cancelar la subida de un archivo, ve a línea y haz clic en el icono de tres puntos, luego selecciona Eliminar.

Para confirmar la subida de los certificados de retenciones, selecciona Analiza el archivo.

Espera unos minutos para que se procesen los archivos, mientras tanto puedes seguir trabajando. En ocasiones, el tiempo puede demorarse.

Confirmar certificado de retenciones

Para confirmar los certificados de retenciones, una vez finalizada la tramitación accede al apartado Nóminas del menú lateral y haz clic en el botón Confirmar documentos.

Tras confirmar la importación, encontrarás el apartado separado en Nóminas, Certificado de retenciones y No Reconocidas.

En el apartado No reconocidos encontrarás certificados de retenciones no vinculados a ningún trabajador y certificados de retenciones cuyo formato no ha sido reconocido.

Consulta los certificados de retenciones para confirmar

Para comprobar los certificados de retenciones a confirmar, ve a la línea del certificado de retenciones y haz clic en Confirmar para verificar los datos del documento.

Durante la fase de verificación, la vista previa del certificado de retenciones se muestra a la izquierda y los datos relacionados con la misma a la derecha.

En concreto, encontrarás información relativa a:

• Trabajador

• Año de referencia

• Archivos adjuntos: donde está el certificado de retenciones subido.

Para confirmar, procede haciendo clic en el botón Confirmar.

Confirma certificados de retenciones tramitados

Una vez finalizada la tramitación, es posible confirmar el certificado de retenciones sin proceder a la comprobación manual.

Para ello, accede a la fila del certificado en cuestión, haz clic en el icono de los tres puntos y selecciona Confirmar certificado.

Puedes confirmar varios certificados de retenciones seleccionándolos, usando la casilla situada en el margen izquierdo de cada registro, haciendo clic en el botón Confirmar.

Es posible confirmar todos los certificados de retenciones haciendo clic en el botón Confirmar todo.

Una vez confirmados todos los certificados de retenciones, aparecerá un mensaje de confirmación: los certificados de retenciones se han subido a la solapa Documentos de cada trabajador.

Eliminar un certificado de retenciones ya subido

Una vez finalizado el proceso de importar los archivos, es posible eliminar la subida de un solo certificado. Para ello, accede a la línea del certificado de retenciones en cuestión, haz clic en el icono de los tres puntos y selecciona Eliminar.

Puedes rechazar algunos certificados de retenciones seleccionándolos, usando la casilla situada en el margen izquierdo de cada registro y luego haciendo clic en Cancelar.

Leer confirmación de certificado de retenciones

Subir el certificado de retenciones dentro de Trabajadores en la Nube cumple con las obligaciones legales.

Accediendo a la solapa Documentos, es posible confirmar que el documento subido ha sido leído ya que aparece un doble check junto al título.

Es posible conocer la fecha y hora de confirmación de lectura por parte del trabajador si se mueve el cursor sobre el icono de doble check.